اخر الاخبار
  1. الجنيه المصري يكسر موجة الخسائر أمام الدولار
  2. توقعات رفع أسعار الفائدة في أستراليا: السياق والأسباب
  3. ارتفاع أسعار النفط يتجاوز 84 دولاراً.. هل يهدأ التصعيد في الشرق الأوسط؟

المحاسبة المالية

كن على اتصال
الاقسام المشابهه
النشرة الاخبارية
العلامات
برنامج الميزان - تعريف الحسابات الضرورية في شجرة الحسابات
جديد

برنامج الميزان - تعريف الحسابات الضرورية في شجرة الحسابات

برنامج الميزان -  تعريف الحسابات الضرورية في شجرة الحسابات  الموقع الرسمي لبرنامج الميزان - تركيا  حذف وإضافة ونقل الحسابات:بعد الانتهاء من تعريف العملات ننتقل إلى تعريف الحسابات الموجودة في شركتنا من قائمة "محاسبة"- "شجرة الحسابات" فتظهر لدينا الشجرة النموذجية التي سميناها سابقاً Simple-Acc-Tree, وهي شجرة تحوي الحسابات الضرورية لمعظم الشركات ومهمتنا هنا تنحصر في تعديل هذه الشجرة بحذف الحسابات غير الضرورية بالنسبة لعمل شركتنا وذلك بالضغط بزر الماوس الأيمن على الحساب المراد حذفه ومن ثم اختيار "حذف" أو بتعليم الحساب ومن ثم حذفه بالضغط على زر "حذف" في الشريط العلوي لنافذة  "شجرة الحسابات". ملاحظة: لا يمكن حذف الحساب في حال كان عليه أي حركة خلال الفترة سواء كانت الحركة من فاتورة أو قيد أو ورقة مالية.........الخ. ولا يمكن حذف الحساب أيضاً في حال كان حساباً رئيسياً إلا إذا حذفنا أو نقلنا الحسابات الفرعية التابعة له, ولا يمكننا أيضاً حذف الحساب في حال كان مستخدماً في إعدادات البرنامج, فمثلاً لا يمكننا حذف حساب المبيعات لأنه مرتبط بفاتورة المبيع. وبنفس الطريقة إذا أردنا إضافة حساب نقف عند الحساب الرئيسي الذي نريد إضافة الحساب ضمنه ونضغط إضافة فتفتح بطاقة للحساب الجديد ندخل في هذه البطاقة اسم الحساب وحسابه الرئيسي وحسابه الختامي ومن ثم نضغط زر "حفظ" في الشريط السفلي للبطاقة (شريط أدوات البطاقة) ونعود للشجرة ونحدثها فيظهر الحساب الجديد الذي قمنا بإدخاله. أما إذا أردنا نقل حساب ما من حساب رئيسي إلى حساب آخر فنغير حسابه الرئيسي في بطاقته فينتقل في شجرة الحسابات من الحساب الرئيسي القديم إلى الحساب الآخر, أو نقوم بنقل الحساب بواسطة الماوس بحمله من حساب رئيسي إلى حساب رئيسي آخر. حذف حساب: إضافة ونقل حساب: ملاحظة هامة: إن نقل الحساب من حساب رئيسي لحساب رئيسي آخر لا يؤثر على رقم هذا الحساب لأن الحساب هو كيان مستقل بذاته بغض النظر عن حسابه الرئيسي, لذلك إذا أردنا نقل الحساب وتغيير رقمه أيضاً فيجب أن نقوم بالتغيير بشكل يدوي من حقل الرمز في بطاقة الحساب. بينما المادة يتغير رمزها الكلي كما سيمر معنا لاحقاً عند نقلها من فهرس مواد لآخر لأن المادة لا تتمتع عادة باستقلالية كاستقلالية الحساب وترتبط بشكل كبير بفهرسها الرئيسي. بطاقة الحساب: يتم من خلالها تعريف حسابات جديدة أو استعراض حسابات معرّفة مسبقاً, ويمكن طلب بطاقة حساب إماعن طريق "شجرة الحسابات" بالضغط على أي حساب موجود ضمن النافذة ثم اختيار الأمر "إضافة" لتعريف حساب فرعي للحساب المحدّدأو من قائمة "محاسبة" ومن ثم الضغط على "بطاقة حساب". تتألف بطاقة الحساب من العناصر الرئيسية التالية: 41- شريط أدوات البطاقة: إن شريط أدوات البطاقة الذي سيتم شرحه في هذه الفقرة هو شريط عام موجود في معظم سجلات البرنامج وسيتم شرحه في بطاقة الحساب وهذا الشرح ينطبق على جميع البطاقات الأخرى كبطاقة المادة والفاتورة وسند القيد ... الخ.يستخدم هذا الشريط للقيام بعمليات على البيانات الموجودة في البطاقة ويحوي الأزرار الرئيسية التالية كما يوضح الشكل السابق: تستخدم هذه الأزرار للتنقل بين السجلات, وهي من اليمين إلى اليسار كما يلي: أول سجل, السجل السابق, السجل التالي, آخر سجل. إضافة سجل جديد. حفظ السجل الحالي. نسخ ولصق. عندما نريد إضافة حساب جديد مشابه لحساب موجود من حيث محتويات البطاقة فإننا نقوم بنسخ الحساب الموجود ثم نضغط "إضافة سجل جديد" ثم نضغط لصق فيعطينا بطاقة حساب جديدة مطابقة لبطاقة الحساب التي نسخناها ثم نجري عليها تعديلات طفيفة ونقوم بحفظها فنحصل على بطاقة الحساب الجديدة بدون تكرار كتابة كل المعلومات.   وهذه الأزرار من اليمين إلى اليسار: *   تراجع: نستخدمه في حال أردنا التراجع عن تعديل قمنا به على البطاقة. *   حذف: نستخدمه في حال أردنا حذف بطاقة الحساب. *   تحديث: نستخدمه لتحديث بطاقة الحساب. * بحث: نستخدمه للبحث عن بطاقة حساب معينة بدلالة المعلومات الموجودة في الجزء من بطاقة الحساب والمسمى عام والذي يحوي اسم الحساب, حسابه الرئيسي, حسابه الختامي..... الخ.   وهذه الأزرار من اليمين إلى اليسار: تصفية: هنا عند وضع شرط للتصفية فإننا عند تطبيق الشرط نحصل على الحسابات التي تقع ضمن هذا الشرط. مثال: لنفترض أننا نريد جميع الحسابات التي تحوي كلمة حسم في حقل الاسم فإننا نضغط بالزر اليميني للماوس على أمر "تصفية"– "يحوي"  حسم كما في الشكلين التاليين: نلاحظ أن التصفية قد جلبت لنا فقط الحسابات التي تحوي كلمة حسم وبإمكاننا التنقل بين السجلات الناتجة من التصفية عن طريق أزرار التنقل بين السجلات حيث أنه بتطبيق شرط التصفية تصبح هذه الأزرار خاصة بالتنقل بين السجلات الناتجة عن تطبيق هذا الشرط. بعد الحصول على نتيجة التصفية لدينا هنا احتمالين:  أن نعود إلى زر "تصفية" ونضغط على "إزالة التصفية" فيتم العودة إلى كامل السجلات الموجودة أي يتم إلغاء التصفية ولكن بشكل مؤقت حيث أن التصفية السابقة تبقى مخزنة في الذاكرة بشكل مؤقت ويمكننا أن نعود إلى زر "تصفية" الذي يبقى ظاهراً ونضغط تطبيق التصفية فيتم تطبيق التصفية التي تم إجراؤها سابقاً.   * أن نعود إلى زر التصفية ونضغط على "تفريغ شروط التصفية" وبذلك يتم إلغاء التصفية السابقة دون الإبقاء عليها مخزنة في الذاكرة. فرز: نستخدم هذا الخيار لفرز السجلات الموجودة تنازلياً أو تصاعدياً وفق خيارات موجودة وتظهر هذه الخيارات عند الضغط على زر "فرز" في الشريط فتظهر لدينا النافذة التالية نختار منها الحقل أساس الفرز ونختار أيضاً طريقة الفرز ويمكننا أيضاً أن نحرك الحقول أساس الفرز إلى الأعلى أو الأسفل وذلك لتغيير أولوية الفرز حسب الحقول كما هو موضح في الشكل الجانبي:  زر  المرفقات  : يمكننا من خلال هذا الزر أرشفة أي ملف أو صورة ببطاقة الحساب, ويتم ذلك بثلاثة طرق أساسية وهي: إضافة - من ملف: يتم من خلال هذه الطريقة إضافة الملف المرفق على قاعدة البيانات ويبقى موجوداً في حال حذف الملف الأصلي. إضافة – من ماسح ضوئي: يتم من خلال هذه الطريقة إضافة الملف من الماسح الضوئي مباشرة وأيضاً يتم هنا إضافة الملف المرفق على قاعدة البيانات ويبقى موجوداً في حال حذف الملف الأصلي. إضافة – ارتباط بملف:  يتم من خلال هذه الطريقة ربط بطاقة الحساب بملف موجود على أحد أقراص الحاسب بحيث لا يتم إضافة الملف على قاعدة البيانات بل يتم إظهار رمز اختصار له من زر المرفقات بحيث يتم فتح الملف من هذا الاختصار ولا يعمل الاختصار في حال حذف الملف الأصلي أو تغيير موقعه. إدارة: يتم من خلال هذا الزر التحكم بالملفات المرفقة على البطاقة بعرضها أو تغييرها أو حذفها ...الخ. وسيتم شرح المرفقات بشكل موسع أكثر في فقرة نظام الأرشفة. نحدد من خلال هذا الزر مستوى سرية الحساب. فعند الضغط على هذا الزر تظهر لدينا أربع مستويات للسرية هي من اليمين إلى اليسار: عام, خاص, سري, وسري للغاية. وسنستفيد من تحديد هذه المستويات في فصل لاحق عند التحدث عن الصلاحيات وتحديد صلاحيات كل مستخدم من مستخدمي قاعدة  البيانات.  42- رأس البطاقة:   يحتوي هذاالجزء على معلومات عن اسم ورمز الحساب. الرمز: عادة ما يكون هذا الرمز مشتق من رمز الحساب الأب فإذا كان رقم حساب الزبائن 161 مثلاً فإن رقم الزبون الأول وليكن طارق مثلاً 161001 إذا كان عدد الزبائن لا يتجاوز الـ 1000 زبون ورقم الزبون الثاني 161002 وإن رقم الزبون طارق سيكون 1610001 إذا كان عدد الزبائن في الشركة لا يتجاوز العشرة آلاف, وإن تحديد عدد الزبائن المتوقع أمر يعود لتوقعات الشركة وخبرتها. الاسم:  وهو اسم الحساب مثل حسم تجاري ممنوح, الصندوق.......الخ. 43- صفحة عام: وتتألف هذه الصفحة من العناصر الرئيسية التالية:   *  الحساب الرئيسي: أي الحساب الأب الذي يتفرع منه هذا الحساب مباشرة. *  الحساب الختامي: أي عائدية الحساب (ميزانية, متاجرة, أرباح وخسائر, تشغيل). *  العملة الافتراضية لهذا الحساب. *  المعادل الافتراضي: معادل العملة بالنسبة للعملة الأساسية. *   خيارات العملة: * عدم الإلتزام بعملة الحساب: أي إن البرنامج سيقبل أن يحرك هذا الحساب بعدة عملات بغض النظر عن العملة المحددة في بطاقته، ويوجد ثلاثة خيارات: *   سماح: اي يسمح له بتحريك عدة عملات. *   تنبيه: يظهر رسالة تنبيه بأن الحساب يحرك بعملة غير الأساسية. *   رفض: يمنع البرنامج تحريك الحساب بعملة غير الموجودة في بطاقته. ملاحظة: في حال تعديل خيار "عدم الالتزام بعملة الحساب" ، فإن البرنامج يحافظ على الإدخالات  السابقة ويبدأ يتأثر في التسجيلات الجديدة ،وكذلك في حال تعديل سجل سابق فإنه يتحسس للخيار المعدل في " عدم الإلتزام بعملة الحساب" في بطاقة الحساب. *   يدرج في قيود تسوية ارباح وخسائر الصرف: أي إن هذا الحساب ستتم معالجة عملياته بالعملة الأجنبية ضمن نافذة معالجة أرباح وخسائر الصرف والحسابات الغير محدد هذا الخيار في بطاقتها لن تعالج ولو تحركت بعملة اجنبية. استخدام المعادل الافتراضي: عند تفعيل هذا الخيار فإن البرنامج يلتزم بجلب "المعادل الافتراضي" المسجل في "بطاقة الحساب" لحقل معادل العملة في "الفاتورة -سند القيد -الورقة التحارية". *   عدم الالتزام بالمعادل الافتراضي: يوجد فيه ثلاثة خيارات: *   سماح: أي يسمح له بتحريك عدة معاملات. *   تنبيه: يظهر رسالة تنبيه بأن الحساب يحرك بمعادل غير المعادل الافتراضي. *   منع: يمنع البرنامج تحريك الحساب بمعادل غير الموجود في بطاقته. *   عند تدوير الحساب: *   تدوير الرصيد محولاً للعملة الأساسية: أي إن الرصيد المحول هو الذي سيدور في القيد الإفتتاحي. *   تدوير رصيد منفصل لكل عملة: أي إن البرنامج سيدور رصيد لكل عملة تحرك بها الحساب. * تصنيفات الحساب: وهناك أربع مفاتيح تصنيف متاحة يصنف بموجبها المستخدم الحسابات كما يرغب. فمن الممكن أن يستخدم أحد المفاتيح التصنيفية لتصنيف الزبائن حسب المناطق, أو لترتيب الزبائن حسب مديونيتهم (جيدة, وسط, سيئة).... الخ. وهذه المفاتيح التصنيفية من الممكن الاستعلام استنادا لها في ميزان المراجعة. ولإضافة تصنيفات جديدة لبعض الحسابات نفترض المثال التالي: لدينا عشرة زبائن خمسة منهم موجودون في مدينة دمشق والخمسة الآخرون موجودون في ريف دمشق هذا من جهة, ومن جهة أخرى أريد تصنيفهم حسب وضعهم المالي جيد ووسط وسيء, ولأقوم بعمل ما سبق أستخدم التصنيف الأول لمكان العمل والتصنيف الثاني لبيان الوضع المالي للزبون. فعند تعريف بطاقة الزبون طارق مثلاً الموجود في دمشق والذي وضعه المالي جيد أقوم بوضع كلمة دمشق في مربع التصنيف الأول ثم أضغط Enter فتظهر رسالة أن "القيمة غير موجودة هل تريد تعريف القيمة الآن" فنضغط "نعم" فتفتح نافذة لبطاقة التصنيف الذي أدخلناه فنضغط "موافق"إذا لم نرد القيام بأي تعديل على التصنيف. وبنفس الطريقة ندخل التصنيف ريف دمشق في مربع التصنيف الأول لبطاقة حساب زبون آخر موجود في ريف دمشق. وأيضاً ندخل تصنيف الوضع المالي للزبون في مربع التصنيف الثاني. ملاحظات: *  إن عملية تعريف التصنيف نقوم بها مرة واحدة لحساب واحد فقط وبعد ذلك يكون التصنيف متاحاً للاستخدام بدون تعريفه مرة أخرى. *  يمكننا تعريف التصنيفات مسبقاً من قائمة محاسبة ثوابت الحساب, نضغط على التصنيف الأول نضيف دمشق ثم نحفظ هذا التصنيف ثم من زر إضافة نضيف ريف دمشق ثم نحفظه. *  يمكننا الاستفادة من التصنيفات السابقة في التقارير وخصوصاً تقريري ميزان المراجعة وأرصدة العملاء حيث يمكننا استخدام التصنيفات كشروط للتصفية ويمكننا استخدام كل تصنيف لوحده أو يمكننا المقاطعة بين التصنيفات وهذه ميزة لا تتوفر في حال تم اعتماد مبدأ الحسابات الرئيسية في تصنيف حسابات الزبائن مثلاً. *  يمكننا تغيير تسمية الحقول: تصنيف1, تصنيف2, تصنيف3, تصنيف4 وذلك من خلال الانتقال من قائمة أدوات إلى نافذة الإعدادات والتي تحوي على صفحة المصطلحات والتي يمكننا من خلالها تغيير بعض التسميات في البرنامج لتتلاءم مع احتياجات الشركة. * طبيعة الحساب: يتعلق هذا الحقل بموقع الحساب ضمن الحسابات الختامية. فمثلاً حساب الصندوق يقع في الجانب المدين من الميزانية وحساب المصاريف المتنوعة يقع في الجانب المدين من حساب الأرباح والخسائر وحساب المصرف يمكن أن يكون مدين ويمكن أن يكون دائن(سحب من المصرف بدون وجود رصيد). وهكذا يمكننا من خلال هذا الحقل تحديد موقع الحساب ضمن الحسابات الختامية. *   نسجل في هذا الحقل أي ملاحظة تتعلق بهذا الحساب. * تاريخ المطابقة: نستخدم هذا الحقل بشكل رئيسي لحسابات الموردين والزبائن, حيث أننا نضع تاريخ آخر مطابقة للرصيد قمنا بها مع الزبون أو المورد ثم فيما بعد يمكننا أن نطلب تقرير "دفتر أستاذ" أو تقرير "كشف حساب عميل" لحساب المورد أو الزبون بدءاً من تاريخ المطابقة فيتم عرض تفاصيل عن الحساب بدءاً من هذا التاريخ. ملاحظة هامة:              يوجد خاصية هامة جداً في بطاقة الحساب وفي معظم سجلات البرنامج كبطاقة المادة والفاتورة وسند القيد ...الخ وهي خاصية "افتراضي" وتظهر هذه الخاصية في قائمة الزر اليميني للماوس في حال الضغط على أي حقل من حقول بطاقة الحساب. والفائدة الأساسية من هذه الخاصية أنه عند فتح بطاقة حساب جديدة فإنه يتم الحفاظ على القيمة الموجودة في الحقل المفعل فيه خاصية "افتراضي" وللتوضيح في حال تم تفعيل خاصية "افتراضي" في حقل الحساب الرئيسي وبفرض أننا فتحنا بطاقة حساب الزبون طارق والذي حسابه الرئيسي الزبائن مثلاً فإنه عند فتح بطاقة حساب جديدة يتم ادراج الحساب الرئيسي الزبائن بشكل افتراضي في البطاقة الجديدة وذلك نتيجة لتفعيل خاصية "افتراضي" في حقل الحساب الرئيسي. والأشكال التالية للتوضيح: لاحظ في الشكل التالي وبعد تفعيل خيار "افتراضي" في حقل الحساب الرئيسي نلاحظ أن اسم حقل "الحساب الرئيسي" أصبح غامق (بولد)وعند الضغط على زر "فتح سجل جديد" نلاحظ أنه يتم الحفاظ على القيمة الموجودة في حقل "حساب رئيسي" وهي الزبائن كما في الشكل التالي:  44- صفحة تحليل خاص: التحليل الخاص هو عبارة عن تفرعات أو أجزاء للحساب نريد معرفتها وطلبها بالتقارير لكن لا نريد تعريفها في شجرة الحسابات.ولإيضاح مفهوم التحليل الخاص بشكل أكبر نعرض المثال التالي:لنفترض أنه لدينا ضمن المصاريف المتنوعة المصاريف المختلفة التالية: (منظفات, طعام, مواصلات,.... الخ) ولا نرغب أن نفتح لكل بند منها حساب في شجرة الحسابات, ولكننا نرغب في معرفة مقدار كل مصروف من هذه المصاريف عندما نريد ذلك. لتحقيق ذلك نعرف حساب نسميه (المصاريف المتنوعة) ونذكر في تحليله الخاص الحسابات التي يتكون منها (منظفات, طعام, مواصلات...الخ) ثم نضيف في سند القيد عمود باسم تحليل خاص (سنشرح طريقة التحكم بإعدادات القيود وتفعيل أعمدة في قيد المدفوعات  في فصل لاحق) بعد ذلك عند دفع 1000 ل.س مصاريف متنوعة نفصلها في سند القيد حسب التحليل الخاص المعرف في بطاقة هذا الحساب. الشكل التالي يوضح كيفية تعريف التحليل الخاص ضمن حساب المصاريف المتنوعة. وسيتم شرح التحليل الخاص بشكل تفصيلي في فصل لاحق. الحسابات الموجودة في شجرة الحسابات النموذجية SimpleAccTree: عند إنشاء قاعدة بيانات الشركة وتعريفها على أنها من نوع SimpleAccTree فإن شجرة الحسابات ستضم الحسابات الرئيسية التالية كما هو واضح في الشكل الظاهر: الموجودات: وهي عبارة عن أصول الشركة سواء كانت هذه الأصول ثابتة كالآلات والأثاث, أو متداولة كالزبائن, أو جاهزة كالصندوق والمصرف, أو حسابات مدينة تحت التسوية كالمصروفات المدفوعة مقدماً. وتتبع هذه الحسابات للميزانية. المطاليب: وتتكون من مطاليب ثابتة كرأس المال, ومطاليب متداولة كالموردين, ومخصصات استهلاك الموجودات الثابتة, والحسابات الدائنة تحت التسوية. وتتبع هذه الحسابات للميزانية أيضاً. المصاريف: وتتكون هذه المصاريف من المصاريف الإدارية والمالية كالرواتب والفوائد, ومصاريف المبيعات والتسويق. وتتبع هذه الحسابات لحساب الأرباح والخسائر. الإيرادات: وتتكون من مختلف الإيرادات الأخرى غير البيعية التي تحصلها الشركة مثل إيرادات الأوراق المالية. وتتبع هذه الحسابات لحساب الأرباح والخسائر. حسابات المواد: وتتكون هذه المجموعة من جميع الحسابات التي تتم على المواد خلال الفترة مثل حسابات: المبيعات والمشتريات والحسم الممنوح والحسم المكتسب ومردودات المبيعات ومردودات المشتريات وبضاعة أول المدة وبضاعة آخر المدة. وجميع الحسابات السابقة يتم إقفالها في المتاجرة. والأشكال التالية تبين توزيع مجموعات الحسابات السابقة على الحسابات الختامية حسب ما هو متعارف عليه محاسبياً:    45:صفحة خيارات : في القيود اليدوية والمخصصة: في حال عدم تحديد تحليل خاص: ويوجد ثلاثة خيارات هنا:   *   سماح: أي إن البرنامج سيسمح بحفظ سند القيد اليدوي أو المخصص في حال عدم تحديد تحليل خاص للحساب في القيود اليدوية والمخصصة. *   تنبيه: أي إن البرنامج سينبهنا عند حفظ سند القيد اليدوي أو المخصص بأننا لم نحدد التحليل الخاص للحساب في القيود اليدوية والمخصصة. *   رفض: أي إن البرنامج سيرفض حفظ سند القيد اليدوي و المخصص في حال عدم تحديد التحليل الخاص للحساب. في حال عدم تحديد تحليل عام: يوجد ثلاثة خيارات هنا: * سماح: أي إن البرنامج سيسمح بحفظ سند القيد اليدوي أو المخصص في حال عدم تحديد تحليل عام للحساب في القيود اليدوية والمخصصة. * تنبيه: أي إن البرنامج سينبهنا عند حفظ سند القيد اليدوي أو المخصص بأننا لم نحدد التحليل العام للحساب في القيود اليدوية والمخصصة. * رفض: أي إن البرنامج سيرفض حفظ سند القيد اليدوي و المخصص في حال عدم تحديد التحليل العام للحساب. ملاحظة: في حال اخترنا تنبيه أو رفض "في حال عدم تحديد تحليل خاص / عام" يجب علينا تفعيل حقلي تحليل خاص وتحليل عام في سندات القيد اليدوية و المخصصة. يمكننا تفعيل حقلي تحليل عام وتحليل خاص في سندات القيد اليدوية من أدوات – إعدادات – سند القيد, وتفعيل حقلي تحليل خاص وتحليل عام. *   مراكز الكلفة: في حال عدم تحديد مركز الكلفة: ويوجد ثلاثة خيارت هنا: *    سماح: أي إن البرنامج سيسمح بحفظ القيد أو الفاتورة المرتبطة مع هذا الحساب في حال عدم تحديد مركز كلفة. *     تنبيه:أي إن البرنامج سينبهنا عند حفظ القيد أو الفاتورة المرتبطة مع هذا الحساب بأنه لم يتم تحديد مركز كلفة. *    رفض: أي إن البرنامج سيرفض حفظ القيد أو الفاتورة المربوطة بهذا الحساب في حال عدم تحديد مركز كلفة. وعند إختيار تنبيه أو رفض "في حال عدم تحديد مركز كلفة" تتفعل لدينا الخيارات التالية: *    يجب تحديد مركز كلفة مدين فقط: إي انه يتوجب علينا تحديد مركز الكلفة المدين لهذا الحساب في سند القيد أو الفاتورة المربوطة مع هذا الحساب ليتم حفظها. *    يجب تحديد مركز كلفة دائن فقط: إي إنه يتوجب علينا تحديد مركز الكلفة الدائن لهذا الحساب في سند القيد أو الفاتورة المربوطة مع هذا الحساب ليتم حفظها. يجب تحديد مركز كلفة مدين أو دائن أو كلاهما: أي يجب علينا تحديد مركز كلفة مدين أو دائن أو كلا مركزي الكلفة ليتم حفظ سند القيد أو الفاتورة المربوطة مع هذا الحساب, وفي حال عدم تحديد لن يتم حفظ سند القيد أو الفاتورة.

هل ما تعريف الملاءة المالية؟
التحليل المال

هل ما تعريف الملاءة المالية؟

هل ما تعريف الملاءة المالية؟ الملاءة هي قدرة الشركة على امتلاك أصول كافية لتغطية التزاماتها. الأصول التجارية هي الأشياء التي يمتلكها النشاط التجاري ، والمطلوبات هي ما يدين به النشاط التجاري لهذه الأشياء. لماذا هذا مهم؟ كل عمل لديه مشاكل مع التدفق النقدي في بعض الأحيان ، وخاصة عند بدء العمل. الملاءة المالية (Financial Solvency):  سمى أيضا "القدرة على السداد"، وتشير إلى قدرة الشركة على الوفاء بالالتزامات النقدية المطلوب سدادها على المدى الطويل، وتختلف السيولة عن الملاءة المالية، حيث تعبر السيولة عن الأجل القصير. ويؤدي عدم توفر الشركة على الملاءة المالية إلى إفلاسها في النهاية. حتى تتسم الشركة بالملاءة المالية، فإن ذلك يحتم عليها أن يزيد مجموع أصولها عن إجمالي التزاماتها المالية، وتؤدي الملاءة المالية إلى زيادة قدرة الشركة على تجنب مخاطر التعثر المالي التي قد تتعرض لها نتيجة لتغير الظروف الاقتصادية، ويستخدم المقرضون الملاءة المالية أيضا كأحد أهم المعايير التقييم عروض الشركة والحكم عليها من أجل الموافقة على التمويل. إذا كان لدى الشركة الكثير من الفواتير للدفع ، ولم يكن هناك ما يكفي من الأصول (بما في ذلك الأموال النقدية ، بالطبع) لدفع تلك الفواتير ، فلن يستمر العمل. الملاءة المالية على ورقة الميزان التجاري تتعلق الملاءة المالية مباشرة بالميزانية العمومية للشركة. توضح الميزانية العمومية علاقة الأصول التجارية من جهة بخصومها وحقوق الملكية (الملكية) على الجانب الآخر. المعادلة المحاسبية التقليدية هي أن الأصول متساوية الخصوم بالإضافة إلى حقوق الملكية. إذا كان لدى أحد الشركات ، على سبيل المثال ، أصول بقيمة 100.000 دولار وخصم قدره 100.000 دولار ، فلا يملك المالك أي حقوق ملكية. البنك ، إذا جاز التعبير ، يملك الشركة. ولكن إذا كان لدى الشركة أصول بقيمة 100.000 دولار وخصم قدره 50.000 دولار فقط ، فإن المالك يمتلك المزيد من الأصول التجارية ويمكنه تحويلها إلى أموال نقدية إذا لزم الأمر. تدابير الملاءة المالية أو النسب غالباً ما يتم قياس الملاءة كنسبة من الأصول إلى الخصوم. تذكر أن الملاءة تقارن الأصول بالخصوم - هل هناك أصول كافية لدفع الفواتير؟ في هذه النسب ، تتمثل أفضل طريقة لقياس الملاءة في إدراج جميع المطلوبات: الحسابات المستحقة الدفع ، والضرائب المستحقة الدفع ، والقروض المستحقة الدفع ، والإيجارات المستحقة الدفع - كل ما تدين به الشركة. هناك نوعان من معدلات قياس الملاءة: النسبة الحالية هي إجمالي الأصول المتداولة مقسومًا على إجمالي المطلوبات المتداولة. الأصول المتداولة هي النقدية والحسابات المستحقة القبض والمخزون والنفقات المدفوعة مسبقاً. لا يتم النظر في الأصول الأخرى طويلة الأجل مثل المعدات في هذه النسبة لأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً لبيعها للحصول على المال لدفع الفواتير ، ولن يتم بيعها مقابل القيمة الكاملة. من أجل أن يكون المدين وخصوم التغطية ، يجب أن يكون لنشاط تجاري نسبة متداولة من 2 إلى 1 ، وهذا يعني أن لديه عدد من الأصول المتداولة ضعف الخصوم المتداولة. تعترف هذه النسبة بحقيقة أن بيع الأصول للحصول على النقد قد يؤدي إلى خسائر ، لذلك هناك حاجة إلى المزيد من الأصول. تستخدم نسبة السيولة النقدية وحسابات القبض فقط ، حيث أن هذه الأصول هي الوحيدة التي يمكن استخدامها لسداد الديون بسرعة ، في حالة الحاجة النقدية الطارئة. النسبة السريعة هي نسبة 1 إلى 1 ، وهذا يعني أن النقد والحسابات المستحقة يجب أن تساوي قيمة الدين. هذا ، كما يمكنك أن تتخيل ، هو نسبة أكثر صعوبة لتحقيقه. الملاءة كما تراه من وجهة نظر المقرض هذه النسب مهمة لصاحب العمل ، ولكن أيضا للمقرض. إذا كان البنك يدرس قرضًا لنشاط تجاري ، فإنه سينظر بعناية في هذه النسب لتحديد ما إذا كانت الشركة لديها بالفعل الكثير من الديون وليس لديها أصول كافية لسداد ذلك الدين. الملاءة والسيولة والقدرة على البقاء وغالبا ما يتم الخلط بين الملاءة المالية السيولة ، لكنها ليست نفس الشيء. السيولة هي مقياس قصير الأجل لنشاط تجاري ، في حين أن الملاءة المالية هي تدبير طويل الأجل. ترتبط السيولة بالمزيد من التدفقات النقدية قصيرة الأجل ، بينما يرتبط الملاءة المالية بدرجة أكبر بالاستقرار المالي طويل الأجل. الملاءة هي أيضا الخلط مع الجدوى. تتعلق الصلاحية بقدر أكبر من قدرة الشركة على تحقيق أرباح على مدى فترة زمنية طويلة.

التعريف بالاحتياطي وتحديده وأهميته
جديد

التعريف بالاحتياطي وتحديده وأهميته

​التعريف بالاحتياطي وتحديده وأهميته التعريف الاصطلاحي (في القانون والفقه): أ. في القانون: لم تعرف القوانين الخاصة بالشركات الاحتياطي بالرغم من استخدامها لهذا المصطلح باستثناء القانون الإنكليزي للشركات عام 1948 الملغى حيث عرف الاحتياطي بأنه (كل مبلغ يستبعد أو يجنب من الأرباح لأي غرض من الأغراض تخالف الأغراض التي تدعو إلى تكوين المخصصات)([1]). ب. في الفقه: عرف الفقه التجاري الاحتياطي بأنه عبارة عن (أرباح غير موزعة تحتفظ بها الشركة لحساب المساهمين فتصير مدينة لهم بها)([2]). وعرف كذلك بأنه (الأرباح التي لم توزعها الشركة وتحتفظ بها لمواجهة خسائر محتملة أو لضمان توزيع الأرباح على وجه مستقر أو لزيادة راس مال الشركة وتقوية ائتمانها)([3]).         ونلاحظ ان تعريفات الفقه للاحتياطي([4]) تجمع على انه الجزء المحتجز من الارباح لمواجهة أغراض معينة من ناحية، ومن ناحية أخرى تستقطع فقط من الارباح الصافية، لانها تعد الرحم الذي يولد منه الاحتياطي، وعلى هذا (الاحتياطي مرتبط تمام الارتباط بتحقيق الربح فلو لم يتحقق ربح لا يمكن للشركة تكوينه، لا بل يشترط ان يكون ربحاً كافياً بحيث يسمح بتكوين الاحتياطي المطلوب، وفي حالة كون الربح المحقق في سنة من السنوات يقل عن المبلغ الذي يتعين حجزه لا يمكن للشركة بالطبع حجز هذا المبلغ بكامله في هذه السنة([5]).   تمييز الاحتياطي من المخصص: سنبين تعريف المخصص الاصطلاحي في المحاسبة والقانون والفقه فيما يأتي: 1. محاسبياً عرف بأنه (عبء على الإيراد يخصم من مجمل الربح قبل الوصول إلى صافي الأرباح لمقابلة النقص في قيمة اصل من الأصول الثابتة أو مقابلة النقص المحتمل وقوعه في قيمة الأصل المتداول أو الزيادة المحتملة في التزامات الوحدة)([6])، وكذلك عرف بأنه (أعباء حقيقية يصعب تحديد مقدارها بدقة، ويتمثل اما باندثار الموجودات بسبب استخدامها في النشاط وانخفاض اقيامها، أو مقابل مصروف يتعذر قياسه بدقة في السنة المالية)([7]). 2.أ. في القانون: لم تعرف القوانين المخصص باستثناء القانون الإنكليزي للشركات لعام 1948 الملغى (كل مبلغ يستقطع أو يجنب من الإيرادات من اجل مقابلة الاندثار أو التجديدات أو النقص في قيمة الموجودات أو من اجل مقابلة التزامات معروفة لا يمكن تحديد قيمتها بدقة)([8]). على الرغم من ان القوانين لم تعرفه الا أنها استخدمته، فقد ورد في تعريف الربح الصافي في القانون المصري حين نص على وجوب قيام الشركات بتجنيب الاستهلاكات  والمخصصات قبل توزيع الأرباح([9])، وكذلك في المادة (191) من اللائحة التنفيذية لهذا القانون حيث نصت على وجوب تجنيب المخصصات والاستهلاكات حتى في السنوات التي لا تحقق فيها الشركة أرباحاً. ومن فقهاء القانون من يرى أن الاحتياطي القانوني من ضمن هذه الاستقطاعات([10])، وانتقد هذا الرأي لان الاحتياطي القانوني يجنب من الأرباح الصافية فقط([11])، أما المشرع الأردني([12]) فقد نص أيضاً على وجوب تجنب المصروفات الاستهلاكات([13]) واستخدم المشرع المخصص لضريبتي الدخل والخدمات الاجتماعية وكذلك المخصص لدعم البحث العلمي والتدريب المهني في الشركة وبنسبة 1% من أرباحها الصافية([14]). ب. في الفقه: لم يعرف المخصص، بل هناك خلط بين المخصص والاحتياطي، فقد عد بعض الفقهاء المخصص بمثابة احتياطي وهو ليس إلا نفقات تنفق في سبيل الاستغلال، فهناك فرق في الطبيعة القانونية بين النفقة والاحتياطي([15])، فالنفقة تتضمن ثلاثة عناصر (التكاليف والمصروفات والخسارة)، وترصد لتلافي نقص محقق أو محتمل في قيم بعض الأصول، وهي ترصد عادة قبل حصول الشركة على ارباح، وأما الاحتياطي فيرصد لمواجهة مخاطر معينة، وقد لا يرصد لغرض معين ويجري اقتطاعه من الأرباح فقط([16]). وهناك رأي في الفقه يرى إمكانية تحول المخصص إلى احتياطي بعد انتفاء الحاجة إليه وبالتالي توزيعه أرباحاً على المساهمين([17]). التفرقة بين المخصص والاحتياطي: 1. المخصص عبء على الإيراد لابد من أخذه بالحسبان قبل الوصول إلى صافي الربح أو الخسارة، في حين يعد الاحتياطي توزيعاً للربح، ويترتب على ذلك نتيجة مهمة وهي حتمية تكوين مخصص بصرف النظر عن نتيجة الشركة النهائية، في حين يرتبط الاحتياطي بحتمية تحقيق الشركة للربح([18]). 2. يعتبر التحديد الدقيق لصحة المخصص شرطاً أساسياً لإظهار حقيقة المركز المالي للشركة وبالتالي نتائج اعمالها، في حين لا يؤدي عدم تكوين احتياطي إلى عدم إظهار حقيقة المركز المالي للشركة([19]). 3. لا يقابل المخصص أي حقوق أو موجودات لأنه يرصد عادة لمواجهة التزام معين كالضرائب أو نقص مؤكد في قيمة اصل من الأصول كالاندثار، أما الاحتياطي فهو ربح صافٍ أعيد استثماره في الشركة في شكل موجودات، فبديهي ان يقابل الاحتياطي أصول فعلية في شكل أصول ثابتة أو متداولة أو نقدية([20]). 4. ان المخصص يكون –كما قلنا- لمواجهة نقص معين كالاندثار أو نقص متوقع أو لمواجهة زيادة فعلية في قيمة المطلوبات، أما هدف الاحتياطي فهو تدعيم مركز الشركة المالي والحفاظ على رأس المال ثابتاً أو لتحقيق سياسة إدارية معينة([21]). 5. تعد إيرادات الشركة المصدر الأساسي لتكوين المخصص، أما الاحتياطي فتتنوع مصادره كالأرباح السنوية وعلاوة الإصدار وبيع الموجودات وأرباح الأسهم([22]).   مسوغات تكوين الاحتياطي     الحاجة إلى النمو والتوسع اعتماداً على التمويل الذاتي للشركة.     تقوية المركز المالي للشركة.     انتظام الأرباح الموزعة على المساهمين.     مقابلة الطوارئ 1. الحاجة إلى النمو والتوسع: كل شركة تطمح إلى النمو والتطور والتوسع، والإدارة الناجحة هي التي تسعى إلى زيادة أعمالها وأرباحها وافضل وسيلة للحصول على الأموال اللازمة بغية تحقيق هذه الأهداف هي الاحتفاظ بجزء من أرباح الشركة لتمويل نموها([23]) بدلاً من الاعتماد على إصدار الأسهم والسندات أي بدلاً من زيادة رأس المال والاستدانة من الجمهور، وينعكس هذا إيجابياً على المساهمين أولاً بعدم دخول مساهمين جدد (في حالة زيادة رأس المال عن طريق طرح اسهم جديدة بالاكتتاب العام) ومن ثم تقليل حصصهم من الأرباح هذا من جانب، ومن جانب آخر تجنب دخول مساهمين جدد ومن ثم التدخل في الإدارة من جانب آخر، وينعكس ثانياً على الشركة بأبعادها عن تحمل أعباء جديدة لا تستطيع الوفاء بها إلا في اجل معين –عند الاستدانة من الجمهور أو من البنوك- علاوة على أن الشركة قد لا تستطيع الحصول على قروض بسهولة، وخاصة الفتية منها، أو تحصل على قرض ولكن بشروط مجحفة وبفوائد عالية نسبياً تثقل كاهل الشركة. 2. تقوية مركز الشركة المالي: وتتجلى بالحفاظ على رأس المال ثابتاً باعتباره الضمان الادنى للدائنين بشكل خاص، والحفاظ على موجودات الشركة وذلك من خلال صيانتها وتجديدها وشراء الجديد والمتطور منها بشكل عام باعتبارها الضمان الحقيقي للدائنين، لكون الاحتياطيات أرباحاً صافية أعيد استثمارها في الشركة على شكل موجودات، فمن البديهي ان يقابلها موجودات معينة قد تكون ثابتة أو متداولة([24]). 3. انتظام نسبة الأرباح الموزعة: تتعرض العديد من الشركات إلى تقلبات مستوى أرباحها -وهذا ما نلاحظه في توزيعات الأرباح في الشركات المساهمة العراقية وبشكل عام- وتختلف نسبة التقلب بين شركة وأخرى حسب نشاطها والى عوامل خارجية كالوضع الاقتصادي والسياسي، لذا تقوم الشركات باحتجاز جزء من الربح الصافي في شكل احتياطي لضمان استقرار مستوى توزيع الربح([25]). 4. مقابلة الطوارئ: قد تواجه الشركات أزمات داخلية أو خارجية تعرضها لازمة مالية تعصف بها، أو التعرض إلى كارثة حريق أو صدور قوانين جديدة في الاستيراد أو التصدير، أو صدور تعريفات كمركية أو قيام حرب، فلابد أن يكون هناك حسبان لهذه الطوارئ لتجنب إفلاس الشركة والحفاظ على استمرارية وجودها وتحقيقاً لأهدافها.   ([1]) السيد ابراهيم عثمان شاهين، المراجعة، دراسات معاصرة وحالات علمية، الدار الجامعية، القاهرة، 1990، ص344. ([2]) د. محسن شفيق، الموجز في القانون التجاري، دار النهضة العربية، القاهرة، ج1، 1968، ص541. ([3]) د. محمد حسن الجبر، القانون التجاري السعودي، نشر من قبل عمادة شؤون المكتبات، جامعة الملك سعود، 1982، ص298. ([4]) لم يختلف التعريف المحاسبي للاحتياطي عن التعاريف اعلاه فقد عرف (بانها المبالغ التي تؤخذ من الأرباح الصافية القابلة للتوزيع بعد تحميل الربح لجميع الاعباء والمخصصات وذلك بقصد دعم المركز المالي للشركة وزيادة ضمان الدائنين)، د. خيرت ضيف، تطورات الفكر المحاسبي، مصدر سابق، ص212. ([5]) مقبل علي احمد، مشاكل تكوين المخصصات والاحتياطيات ومعالجتها محاسبياً في شركات مختارة بالعراق، رسالة ماجستير مقدمة إلى كلية الادارة والاقتصاد / جامعة الموصل، 2000، ص8. ([6]) د. عبد الفتاح الصحن، أصول المراجعة الخارجية، مؤسسة شباب الجامعة، الاسكندرية، 1986، ص419. ([7]) ورد هذا التعريف في النظام المحاسبي الموحد والمطبق في العراق. ([8]) د. زين الدين فارس، دراسات في المحاسبة، جامعة قناة السويس، 1989، ص76. ([9]) المادة (4) من قانون الشركات المصري. ([10]) د. أبو زيد رضوان، الشركات المساهمة والقطاع العام، مصدر سابق، ص78. ([11]) د. عزيز العكيلي، شرح القانون التجاري، مصدر سابق، ص358. ([12]) المادة 189 من قانون الشركات الأردني. ([13]) ورد استخدام استهلاكات ومصروفات وتكاليف في تعريف المشرعين المصري والأردني للربح في حين ان جميعها تعد محاسبياً نفقات ولا داعي للتكرار. ([14]) نص قانون الشركات الكويتي في المادة (166) على وجوب اقتطاع نسبة مئوية يحددها النظام أو مجلس الإدارة لاستهلاك موجودات الشركة أو التعويض عن نزول قيمتها، وتستعمل هذه الأموال لشراء المواد والآلات ولا يجوز توزيع أرباح منها، الانترنيت. ([15]) د. عزيز العكيلي، مصدر سابق، ص358، د. اكثم امين الخولي، قانون التجارة اللبناني المقارن، ج2، الشركات التجارية، دار النهضة العربية، 1967، ص276. ([16]) البسام، مصدر سابق، ص230. ([17]) د. ادوارد عيد، مصدر سابق، ص730. وهذا ما نص عليه قرار المحكمة الإنكليزية في قضية Stapley V. read brose  (ان الأرباح المخصصة لاستهلاك إلا صول يمكن اعادتها مرة ثانية إلى حساب الأرباح والخسائر وتوزيعها كارباح في حالة عدم حدوث اندثار). نقلاً عن:  Kenneth smith, Dennis j. keenan, company law, 3rd, London, 1978, p 113. ([18]) د. زين الدين فارس، مصدر سابق، ص78. ([19]) مقبل علي احمد، مصدر سابق، ص9. ([20]) د. زين الدين فارس، مصدر سابق، ص79. ([21]) مقبل علي احمد، مصدر سابق، ص9. ([22]) مقبل علي احمد، مصدر سابق، ص9. ([23]) د. ابو زيد رضوان، شركات المساهمة والقطاع العام، مصدر سابق، ص279. ([24]) مقبل علي احمد، مصدر سابق، ص9. ([25]) د. حسن توفيق، توزيعات الأرباح في الشركات المساهمة العربية، بحث منشور في مجلة الاقتصاد والسياسة والتجارة للبحوث العلمية، تصدر عن كلية التجارة، جامعة القاهرة، العدد الأول، السنة الثامنة، 1960، ص19.   يمكتك أيضاً متابعة الموضوعات التالية  الاحتياطيات الأخرى الاحتياطي القانوني

برنامج الميزان - تعريف الموازنة التقديرية
جديد

برنامج الميزان - تعريف الموازنة التقديرية

برنامج الميزان - تعريف الموازنة التقديرية الموقع الرسمي لبرنامج الميزان - تركيا  يتم من خلال نوافذ الموازنة التقديرية تقسيم الفترة المحاسبية إلى مراحل جزئية, ثم يتم وضع رصيد تقديري لكل حساب على مستوى كل مرحلة جزئية أو على مستوى الفترة المحاسبية ككل بحيث يتم تنبيهنا عندما يتجاوز الرصيد الفعلي للحساب الموازنة التقديرية وذلك ضمن المرحلة الجزئية أو ضمن الفترة المحاسبية ككل. ويتم الانتقال إلى الموازنة التقديرية من قائمة "محاسبة" الشريط الفرعي "الموازنة التقديرية" ويحوي هذا الشريط على النافذتين التاليتين:  مراحل الفترة المحاسبية: نقوم من خلال هذه النافذة بتعريف مراحل الفترة المحاسبية والتي يمكن أن تكون أرباعاً أي كل مرحلة ثلاثة أشهر, وممكن أن تكون شهرية, وممكن أن تكون المرحلة شهرين. نقوم بتعريف المراحل من خلال وضع اسم المرحلة العربي والاسم الانكليزي وتاريخ بداية المرحلة وتاريخ نهايتها وذلك كما هو واضح في الشكل الظاهر. الموازنة التقديرية:    نقوم من خلال نافذة الموازنة التقديرية بإدخال الموازنة التقديرية للحساب حيث يتم إدخال الحقول التالية:  نحدد في هذا الحقل الحساب الذي نريد وضع موازنة تقديرية له. نحدد في هذا الحقل الفرع الذي نضع الموازنة على مستواه, وإذا لم نحدد الفرع يتم اعتبار الموازنة التقديرية للحساب مدخلة على مستوى الشركة ككل. مركز الكلفة: نحدد في هذا الحقل مركز الكلفة الذي نضع الموازنة التقديرية على مستواه وبإمكاننا الضغط على زر المكبر فيتم عرض مراكز الكلفة الموجودة لدينا. نحدد من خلال هذا الحقل الفترة الجزئية التي ندخل الموازنة التقديرية على نطاقها, وإذا لم نحدد الفترة الجزئية فيتم اعتبار الموازنة التقديرية للحساب مدخلة ضمن نطاق الفترة المحاسبية كاملة. القيمة التقديرية: نحدد في هذا الحقل مبلغ الموازنة التقديرية للحساب. حقول الشروط:  نستخدم هذه الحقول لإجراء عملية بحث وتصفية للسجلات المدخلة في النافذة السابقة فمثلاً إذا وضعنا في حقل الحساب ضمن الشروط حساب الصندوق ثم ضغطنا زر "عرض" فسنحصل على نافذة الموازنة التقديرية التالية: وإذا أدخلنا في حقل "المرحلة" المرحلةالأولى ثم ضغطنا زر "عرض" فيصبح الشكل:

برنامج الميزان - تعريف المواد اللازمة في شجرة المواد
عاجل

برنامج الميزان - تعريف المواد اللازمة في شجرة المواد

برنامج الميزان -  تعريف المواد اللازمة في شجرة المواد   الموقع الرسمي لبرنامج الميزان - تركيا  إضافة الفهارس والمواد:  بعد الانتهاء من شجرة الحسابات ننتقل إلى شجرة المواد حيث نقوم بإدخال المواد التي تتعامل بها الشركة وذلك بالانتقال إلى قائمة "المواد" " شجرة المواد" ونقوم أولاً بإدراج فهارس المواد الموجودة إما بزر الماوس الأيمن أو من الشريط العلويلشجرة المواد من زر فهرس. ولنفترض أنه في الشركة في مثالنا يوجد فهرسين رئيسيين للمواد: مواد غذائية وقرطاسية, وضمن المواد الغذائية يوجد عدة فهارس مثل المعلبات والخضراوات وضمن القرطاسية يوجد فهارس مثل الدفاتر والأقلام, فستكون شجرة المواد كما في الشكل الظاهر: لإضافة مواد ضمن الفهارس السابقة نحدد الفهرس المطلوب ثم نضغط إضافة مادة من الشريط العلوي لشجرة المواد, أو بالزر الأيمن للماوس ثم نضغط إضافة مادة فتظهر بطاقة المادة ندرج فيها المعلومات المطلوبة. ولنقل المادة من فهرس إلى فهرس آخر ندخل على بطاقة المادة ونغير فهرسها, أو نحملها بالماوس ونضعها في الفهرس المطلوب. ملاحظة: إن نقل المادة من فهرس إلى فهرس آخر يؤدي إلى تغيير رقم المادة ليصبح دالاً على وجودها في هذا الفهرس (عكس نقل الحساب) وذلك إذا كان رقم المادة الظاهر في شجرة المواد هو الرقم الكلي, حيث أن الرقم الكلي للمادة يتألف من جزئين جزء خاص بالفهرس (رمز الفهرس) وجزء آخر خاص بالمادة (الرمز الخاص للمادة) وإن الجزء الذي يتغير عند نقل المادة من فهرس لآخر هو رمز الفهرس نلاحظ في البطاقة السابقة أن مربع الفهرس جلب تلقائياً وذلك لأننا وقفنا على فهرس المعلبات وضغطنا زر إضافة مادة, أما إذا وقفنا على المواد غير المصنفة وأعطيناه أمر إضافة مادة فستفتح بطاقة المادة فارغة تماماً وبدون اسم الفهرس وحين ذلك يمكننا اختيار الفهرس, وعند عودتنا إلى شجرة المواد وتحديثها فلا يضعها في المواد غير المصنفة بل يضعها في الفهرس الذي اخترناه. بطاقة المادة: تتألف بطاقة المادة من العناصر الرئيسية التالية: 501-  شريط أدوات البطاقة: يحوي نفس أزرار شريط أدوات الحساب وبنفس المهاموالذي تم شرحه سابقاً. 502- رأس البطاقة:تحتوي هذه الصفحة معلومات عن اسم ورمز المادة والفهرس الذي تتبع له المادة والزمرة المحاسبية للمادة. (سنشرح استخدام الزمرة المحاسبية في فقرة تالية إن شاء الله). 503- صفحة معلومات: وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل: * حقول تصنيف: وهي عبارة عن حقول بيانات, يُستفاد منها كشروط ضمن التقارير, وهذه الحقول هي: (المواصفات, الفئة, المصدر, المنشأ, الموديل, الشركة الصانعة, اللون, القياس, التصنيف1, التصنيف2, التصنيف3, التصنيف4, التصنيف5). * حقول معلومات: وهي عبارة عن معلومات عامة عن كل مادة (الوزن, الحجم, المساحة, رمز المعمل, المورد الرئيسي, الموضع). *   أسماء الطباعة: نستخدم هذه الحقول عندما نريد طباعة اسم المادة باسم غير الاسم المعرف في رأس البطاقة. ويوجد هنا حقلين: اسم طباعي, اسم طباعي لاتيني. 504- صفحة وحدات: وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل: وتعبّر هذه الحقول عن الوحدات التي تقاس بها المادة وهي نوعين: * وحدات مرتبطة: أي إذا كان يستخدم في قياس المادة أكثر من وحدة فإن هذه الوحدات ترتبط مع بعضها بموجب معادل ثابت محدد (فالطن=1000 كغ, والمتر=100 سم, الدزينة =12 قطعة, وهكذا), وبإمكاننا أن نحرك المادة بثلاث وحدات مرتبطة مع بعضها وفق معادل أساسه الوحدة الأولى المحددة (يفضل أن تكون الوحدة الأولى دوماً هي أصغر وحدة حتى يكون المعادل عدد صحيح). وبإمكاننا أن نضع لكل وحدة  للمادة باركودخاص بها, كما أنه بإمكاننا أن نحدد الوحدة الافتراضية التي نرغب أن تظهر عند اختيار المادة ضمن الفواتير (أي الوحدة الأكثر استخداماً بالنسبة للمادة). * وحدة حرة: يمكننا من خلال هذا الحقل ادخال وحدة حرة من الممكن أن ترتبط أو لا ترتبط مع الوحدات السابقة بمعادل محدد وهي في أغلب الأحيان لا ترتبط مع الوحدات السابقة بمعادل محدد. ويمكننا أن نحرك المادة بالوحدات المرتبطة وبالوحدة الحرة في نفس الوقت في الفاتورة بحيث تظهر جنباً إلى جنب مع الوحدة المرتبطة بالفاتورة. وبذلك يمكننا أن نستخلص معلومات عن حركات المادة بالوحدة الحرة. ولمزيد من الشرح والتفصيل يمكنكم مراجعة ملحق "تعريف واستخدام الوحدة الحرة" حيث سيتم التعرض للوحدة الحرة بمزيد من التفصيل مع مثال تطبيقي عن استخدام هذه الوحدة. * مخطط الباركود: يمكننا من خلال هذا الحقل أن نربط مع المادة باركود يحوي معلومات إضافية عن المادة كلونها وقياسها ووزنها وقيمتها ...الخ. ولمزيد من الشرح والتفصيل يمكنكم مراجعة ملحق "تعريف واستخدام مخطط الباركود" حيث سيتم التعرض لمخطط الباركود بمزيد من التفصيل مع مثال تطبيقي عن استخدام هذا المخطط. *نوع المادة: هنا لدينا خيارين: إما مادة وذلك إذا كانت المادة لها وجود ويمكن جردها فعلياً مثل الكمبيوترات, أو خدمة وذلك إذا كانت المادة ليس لها وجود فعلي ولا يمكن جردها. مثال توضيحي: لنفرض أنه لدينا معمل للرخام ونبيع الرخام بالمتر فإننا نعرف الرخام على أنه مادة هذا من جهة. ومن جهة أخرى نقوم بتقديم خدمة للزبائن هي دمج أطراف الرخام ونتقاضى مبلغاً محدداً على كل متر دمج لذلك نعرف الرخام على أنه مادة ووحدته الأولى المتر ثم نقوم ببيع خدمة الدمج في الفواتير, ولكن عند عملية البيع ستظهر لنا رسالة أن مادة الدمج غير موجودة لأننا لم نشتريها في فاتورة سابقة لذلك لنتخلص من هذه المشكلة التي تتعلق بعدم الوجود الفعلي لمادة الدمج في المستودعات فإننا نعرف مادة الدمج على أنها خدمة. *: نستخدم الهدية هنا فقط إذا كان عدد وحدات الهدية ثابت بالنسبة لهذه المادة في جميع الفواتير. فكما هو واضح في الشكل السابق فقد وضعنا رقم ثابت وهو عند إجراء فاتورة بعشر وحدات فإن الهدية ستكون وحدة واحدة. 505- صفحة أسعار:وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل:  هنالك إمكانية لتحديد 6 أسعار مبيع افتراضية لكل مادة كما هو واضح في الشكل, وبالإمكان تحديد هذه الأسعار يدوياً كرقم ثابت باختيار طريقة التسعير اليدوي المقابلة للسعر المحدد, أو تحديدها كنسبة مئوية من أحد الأسعار التالية: (كلفة الشركة, أعلى سعر شراء للشركة, آخر سعر شراء للشركة, كلفة الفرع, أعلى سعر شراء للفرع, آخر سعر شراء للفرع), وكذلك بالإمكان توحيد سياسة التسعير لكل الأسعار أو وضع سياسة تسعير خاصة بكل سعر. العملة: يقصد بها عملة الأسعار الموضوعة للمادة. وكذلك نحدد من خلال هذه الصفحة نسبة الحسم الافتراضية للمادة ونسبة الضريبة المضافة الافتراضية للمادة. مثال على التسعير اليدوي والتسعير كنسبة مئوية:  لنفترض أنه لدينا مادة نريد أن يكون سعر بيعها للمستهلك ثابت وهو 200 ل.س عند ذلك نضع في حقل السعر المقابل للوحدة الأولى 200 ل.س ونضع طريقة التسعير يدوي وذلك كما هو واضح في الشكل التالي: وإذا أردنا أن نبيع المادة للمستهلك بسعر يزيد 50% عن سعر كلفة الشركة فنقوم بوضع النسبة وطريقة التسعير كما هو واضح في الشكل التالي: 506- صفحة الجرد الفرعي: وتأخذ هذه الصفحة الشكل التالي: عند تفعيل خيار الجرد الفرعي على أي حقل من حقول الجرد الفرعي تظهر عند اخراج المادة من المستودع وبمجرد ادراجها في الفاتورة نافذة مساعدة هي نافذة الجرد الفرعي تعطينا الكمية المتبقية من هذه المادة بالنسبة لكل قيمة من القيم الموجودة. ولمزيد من الشرح والتفصيل يمكنكم مراجعة ملحق "تعريف واستخدام الجرد الفرعي للمادة" حيث سيتم التعرض لفكرة الجرد الفرعي للمادة بمزيد من التفصيل مع مثال تطبيقي عن استخدام هذا الجرد. حقول الجرد الفرعي: تاريخ الصلاحية, الطبخة, تاريخ الإنتاج, الرقم التسلسلي, الطول, العرض, الارتفاع, خيارات المساحة, خيارات الحجم, خيارات اللون, خيارات القياس, خيارات رمز المعمل: يمكننا تفعيل أحد الخيارات السابقة حسب طبيعة ومتطلبات المادة فمثلاً يمكننا تفعيل تاريخ الصلاحية في حال أردنا ضبط تاريخ صلاحية المادة كالأدوية مثلاً أو المواد الغذائية ....الخ. أو يمكننا تفعيل خيار "الأرقام التسلسلية" في حال كانت الشركة تريد ضبط الأرقام التسلسلية للمادة بحيث تتمكن الشركة من تتبع حبة المادة بعد بيعها في حال كانت مكفولة وتم ردها للشركة. وعند تفعيل أحد الخيارات السابقة يصبح بإمكاننا أن نفعل أحد الخيارات الثلاثة التالية إن كان على فواتير الإدخال أو الاخراج وذلك في حال تم ترك القيمة فارغة في الحقل الذي تم تفعيله,فبفرض أننا فلنا حقل تاريخ الصلاحية فالخيارات الثلاثة في هذه الحالة هي: سماح:أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فلا يعطينا أي رسالة تنبيه أو منعويتم حفظ الفاتورة بدون أي مشكلة تتعلق بعدم ادخال تاريخ الصلاحية. تنبيه: أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فيعطينا رسالة تنبيه فقط مع إمكانية حفظ الفاتورة. منع:  أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فلا يمكن إتمام حفظ الفاتورة. 507- صفحة معلومات المستودع: تحوي هذه الصفحة على المعلومات التالية: *    الحد الأدنى: وهو الكمية الدنيا من المادة الذي لا تقبل الشركة بوجود أقل منها في المستودع. *   الحد الأعلى: وهو أكبر كمية من المادة تقبل الشركة بوجودها في المستودع. * حد الطلب: وهو الكمية من المادة والتي يجب على الجهة المختصة في الشركة عند وصول المستودع إليها أن تقوم بإعداد طلب شراء. وهي كمية أكبر من  الحد الأدنى بقدر يكفي لتغطية احتياجات الشركة من المادة ريثما تصل الوحدات المشتراة بطلب الشراء. * الكمية المثالية: وهي الكمية من المادة التي تفضل الشركة وجودها في المستودع بشكل يلبي احتياجات الشركة من جهة ولا يجمد أموالاً كبيرة في المخزون من جهة أخرى. *   الموقع: ويعني مكان وجود المادة في المستودع. مثل رقم الرف إذا كان المستودع مقسماً إلى رفوف. *   حصر: وتعني أن المادة يجب أن تكون موجودة حصراً في هذا المكان. *   مستودع: وتعني المستودع الموجودة فيه هذه المادة.  508- صفحة خصائص إضافية: نستخدم هذه الصفحة عندما يكون للمادة خصائص إضافية تميزها عن غيرها من المواد. ولشرح ذلك نطرح المثال التالي:  بفرض أنه لدينا في الشركة مواد عبارة عن عدة أنواع من السيارات, مرسيدس, تويوتا, وفي التويوتا عدة سيارات وكل سيارة تتميز عن الأخرى بخصائص إضافية مثل نوافذ على الكهرباء, قفل مركزي, فتحة سقف, فيمكننا من خلال صفحة الخصائص الإضافية تعريف هذه الخصائص وإرفاقها مع بطاقة المادة وذلك بالطريقة التالية: لدينا في صفحة الخصائص الإضافية حقلين: حقل الخاصية وحقل القيمة. نكتب في حقل الخاصية مثلاً نوافذ على الكهرباء ثم نضغط  Enter فتظهر النافذة السابقة: نضغط على السهم الأخضر(إضافة) فتفتح النافذة التالية:  يظهر في هذه النافذة الحقول التالية: *   : وهو رمز الخاصية. *   : وهو اسم الخاصية العربي. *   : وهو الاسم الانكليزي للخاصية إن وجد. * : وهذا الحقل يخص حقل القيمة في صفحة الخصائص الإضافية ويدلنا على قيمة الخاصية. ويوجد عدة صيغ كما هو واضح في الشكل السابق. * : القيمة المختارة هنا تدرج بشكل افتراضي في بطاقة المادة.والشكل التالي يوضح الأشكال التي تأخذها القيم في صفحة الخصائص الإضافية وهي بالترتيب: * : وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه النص الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية بلد الاستيراد. * : وهنا سيظهر في حقل القيمة مربع يحوي إشارة نفعّل هذه الإشارة إذا كانت الخاصية موجودة ونلغي تفعيلها في حال عدم وجود الخاصية. ويظهر ذلك في خاصية القفل المركزي. * : وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر في حقل القيمة دائرة مفعّلة ولا يمكن إلغاء تفعيلها وتدل على وجود الخاصية. وهنا إذا لم تكن الخاصية موجودة لا نجلبها إلى هذه الصفحة. ويظهر ذلك في خاصية فتحة السقف. * عدد صحيح: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه الرقم الصحيح الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية الموديل. * عدد يقبل فاصلة: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه رقم يحوي فاصلة عشرية. ويظهر ذلك في خاصية سماكة الهيكل. * : وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه التاريخ الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية تاريخ الصنع. * : وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه الوقت الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية وقت التشغيل الأول. *   مخصص: وهنا يتوجب علينا أن نعرف هذا النوع بأنفسنا وذلك باختيار مخصص ثم الضغط على تحرير ومن ثم وضع القيم التي نريد أن يجلبها في حقل القيمة لهذه الخاصية. ويظهر ذلك في الشكلين التاليين: وعند الانتهاء من التعريف وجلب الخاصية إلى صفحة الخصائص الإضافية فسيظهر في حقل القيمة شريط يحوي مجموعة العناصر التي عرفناها في النافذة السابقة.  509- صفحة بدائل باركود / ملاحظات: ندخل في هذه الصفحة أرقام باركود بديلة عن باركود الوحدة الأولى والثانية والثالثة بحيث يتم التعرف على المادة إما من خلال الباركود الأساسي المدخل في صفحة "وحدات" أو من خلال الباركود البديل المدخل في صفحة بدائل "الباركود".وندخل في هذه الصفحة أيضاً ملاحظات للمادة بحيث يتم الاستفادة منها في نافذة نقطة البيع كما سيمر معنا في فصل لاحق. - صفحة إحصاء: تعطينا هذه الصفحة إحصاء للمادة في لحظة فتح هذه الصفحة وذلك  عند الضغط على زر حفظ في شريط أدوات البطاقة. وهذا الإحصاء السريع والمختصر يحوي المستوى الذي نطلب المعلومات على نطاقه إما المستودع أو الفرع أو الشركة ككل, ويتضمن أيضاً الكمية الموجودة من المادة وكلفة الوحدة الواحدة منها والكمية المطلوبة والكمية المحجوزة (هاتين الكميتين تتحددان وفق إعدادات الفاتورة. فمثلاً إذا أنشأنا فاتورة باسم طلب بيع ومن خياراتها وضعنا أنها تؤثر على الكمية المحجوزة أو المطلوبة فعند ذلك سيظهر في الحقلين الظاهرين في الصفحة الكميات من المادة الواردة في هذه الفاتورة وسنشرح كيفية إنشاء مثل هذه الفاتورة في فصل لاحق). وإن المعلومات الأخيرة يمكننا طلبها بالوحدة التي نختارها والمعرفة سابقاً في صفحة الوحدات.