شرح العهدة المستديمة في 7 دقائق

تحتاج كل منشأة إلى صرف مبالغ صغيرة متكررة، كأجرة نقل أو أدوات مكتبية أو ضيافة، ومن غير العملي إصدار شيك أو تحويل بنكي لكل منها. لذلك تسلم مبلغًا ثابتًا لموظف مسؤول يسمى أمين العهدة، يصرف منه ثم يقدم المستندات ليعوض ما صرفه. هذه هي العهدة المستديمة أو نظام السلفة المستديمة (Imprest System).

كيف يعمل النظام؟

1. تحدد الإدارة مبلغ العهدة بما يكفي احتياجات فترة قصيرة، كأسبوعين أو شهر.
2. يصرف أمين العهدة مقابل مستندات معتمدة (فواتير، إيصالات).
3. عند انخفاض الرصيد، يقدم كشفًا بالمصروفات ومستنداتها.
4. تراجع الإدارة المالية المستندات، ثم تستعيض العهدة بمبلغ يساوي ما صرف، فيعود الرصيد إلى المبلغ الأصلي.

والقاعدة الذهبية: النقدية الموجودة + المستندات = مبلغ العهدة في أي لحظة.

ضوابط رقابية

• حد أقصى لكل مصروف يصرف من العهدة، وما زاد عليه يصرف بالطرق العادية.
• فصل بين أمين العهدة ومن يعتمد الاستعاضة.
• جرد مفاجئ للعهدة من وقت لآخر.
• عدم خلط أموال العهدة بأموال أمينها الشخصية.

مثال محلول

في 1 مارس أنشأت شركة عهدة مستديمة بمبلغ 5,000 جنيه. وحتى 31 مارس قدم أمين العهدة مستندات بالآتي: نقل وانتقالات 1,200، أدوات مكتبية 800، ضيافة 1,500، أي إجمالي 3,500 جنيه. وعند الجرد وجد في العهدة 1,450 جنيهًا نقدًا.

• الرصيد المتوقع = 5,000 − 3,500 = 1,500 جنيه
• الموجود فعلًا = 1,450، إذن عجز 50 جنيهًا
• مبلغ الاستعاضة = 5,000 − 1,450 = 3,550 جنيهًا

قيد الإنشاء (1 مارس):

من ح/ العهدة المستديمة 5,000
إلى ح/ البنك 5,000

قيد الاستعاضة (31 مارس):

من مذكورين
ح/ مصروفات نقل وانتقالات 1,200
ح/ أدوات مكتبية 800
ح/ مصروفات ضيافة 1,500
ح/ عجز العهدة 50
إلى ح/ البنك 3,550

بعد الاستعاضة: 1,450 + 3,550 = 5,000، فيعود الرصيد إلى أصله. ويلاحظ أن حساب العهدة لا يتحرك عند الصرف أو الاستعاضة، بل فقط عند زيادة مبلغها أو تخفيضه. أما العجز فيحمل على أمين العهدة إن ثبت تقصيره، أو على مصروف متنوع إن كان بسيطًا.

الفرق بين العهدة المستديمة والمؤقتة

وللتدرب على تسجيل القيود عمومًا راجع اتعلم تسجيل القيود المحاسبية، وللأخطاء التي قد لا يكشفها ميزان المراجعة راجع الأخطاء التي لا تؤثر على ميزان المراجعة.

الأسئلة الشائعة

هل يجب استعاضة العهدة في نهاية السنة؟

نعم، يفضل ذلك حتى تسجل كل المصروفات في سنتها المالية الصحيحة.

ماذا لو وجدت زيادة في العهدة؟

تسجل في حساب زيادة العهدة (إيراد متنوع) بعد التحقق من سببها.