15 خطوة للعمل في شركة ( مؤسسة ) قائمة وليس لديها اي دفاتر منتظمة؟

من المواقف التي يواجهها المحاسب كثيرًا أن يلتحق بشركة تعمل منذ سنوات دون دفاتر منتظمة، تعتمد على كشوف متفرقة أو ذاكرة صاحبها. والمطلوب منه بناء نظام محاسبي من الصفر دون إيقاف العمل. وهذه خطوات عملية مجربة.

المرحلة الأولى: معرفة الوضع الحالي

1. فهم النشاط: ماذا تبيع الشركة؟ لمن؟ وكيف تشتري وتحصل وتدفع؟
2. تحديد تاريخ البداية: يفضل أول شهر أو أول سنة مالية لتسهيل المقارنة.
3. جرد النقدية في الخزينة بحضور المسؤول وتوقيعه.
4. الحصول على كشوف البنوك في تاريخ البداية.
5. جرد المخزون فعليًا وتسعيره بالتكلفة.
6. حصر الأصول الثابتة بفواتيرها أو بتقدير معقول لقيمتها الحالية.
7. حصر العملاء ومطابقة أرصدتهم بخطابات تأكيد.
8. حصر الموردين والقروض والمستحقات الضريبية والتأمينية.

المرحلة الثانية: بناء النظام

9. إعداد دليل حسابات يناسب حجم الشركة وطبيعتها.
10. تسجيل قيد الافتتاح بالأصول والالتزامات، والفرق رأس المال.
11. اختيار برنامج محاسبي مناسب، أو جداول منظمة مؤقتًا.
12. تصميم الدورة المستندية: طلب شراء، أمر توريد، إذن استلام، فاتورة، إذن صرف، إيصال قبض.
13. فصل الاختصاصات: من يشتري غير من يستلم غير من يدفع.
14. تسويات شهرية للبنوك والعملاء والموردين والمخزون.
15. إعداد أول قوائم مالية شهرية لصاحب الشركة، ليرى قيمة النظام الجديد.

مثال محلول: قيد الافتتاح

بعد الجرد والمطابقة في 1 يناير وجد المحاسب ما يلي (بالجنيه):

رأس المال = الأصول − الالتزامات = 1,600,000 − 600,000 = 1,000,000 جنيه

من مذكورين
ح/ النقدية 50,000
ح/ البنك 300,000
ح/ العملاء 200,000
ح/ المخزون 450,000
ح/ المعدات والأثاث 600,000
إلى مذكورين
ح/ الموردين 250,000
ح/ القرض البنكي 350,000
ح/ رأس المال 1,000,000

ومن هنا يبدأ تسجيل العمليات اليومية. ولمراجعة أساسيات القيود راجع اتعلم تسجيل القيود المحاسبية.

نصائح مهمة

• وثق كل رصيد افتتاحي بمستند أو محضر جرد موقع، لأنه أساس كل ما بعده.
• افصل حساب جاري صاحب الشركة عن مصروفات النشاط من أول يوم.
• لا تحاول إعادة بناء السنوات السابقة كلها إلا إذا طلبت الضرائب ذلك.

وفي حالة استلام العمل من محاسب سابق راجع ما يجب فحصه عند الاستلام من محاسب سابق، وللتسويات الدورية التسويات الجردية.

الأسئلة الشائعة

ماذا لو لم أجد فواتير للأصول الثابتة؟

تقدر بقيمة عادلة معقولة بمعرفة خبير أو بأسعار السوق، ويوثق أساس التقدير.

كم يستغرق بناء النظام؟

عادة من شهر إلى ثلاثة أشهر للشركة الصغيرة والمتوسطة، حسب حالة المستندات.