نماذج الصرف: إذن صرف نقدية وإذن صرف شيك وطلب استعاضة عهدة (وورد)

كل جنيه يخرج من الشركة يجب أن يكون وراءه مستند معتمد. وأبسط هذه المستندات وأهمها إذن الصرف: من طلب؟ ومن راجع؟ ومن اعتمد؟ ومن استلم؟ أربعة توقيعات تمنع أغلب أخطاء الصرف وتحمي أمين الخزينة نفسه.

هذا الملف يضم ثلاثة نماذج صرف للطباعة بصفحة لكل نموذج: إذن صرف نقدية، وإذن صرف شيك أو تحويل بنكي مع جدول للتوجيه المحاسبي، وطلب استعاضة العهدة النثرية بجدول للمصروفات.

ماذا يحتوي الملف

• إذن صرف نقدية: المستفيد، الإدارة، المبلغ رقمًا وكتابة، البيان، مركز التكلفة، المستندات المرفقة، الحساب المدين، وأربعة توقيعات.
• إذن صرف شيك أو تحويل: المستفيد، البنك، رقم الشيك وتاريخ الاستحقاق، رقم أمر الشراء أو الفاتورة، وجدول مدين ودائن.
• طلب استعاضة عهدة: أمين العهدة، المبلغ الثابت، الفترة، جدول 12 مصروفًا، والإجمالي المطلوب.
• رأس لكل نموذج لاسم الشركة وشعارها ورقم النموذج والتاريخ.
• ملاحظات رقابية مختصرة أسفل النماذج.

كيف تستخدمه

1. ضع اسم الشركة وشعارها في رأس كل نموذج.
2. رقّم النماذج مسبقًا عند الطباعة، واحتفظ بسجل للأرقام المصروفة لكل موظف.
3. اطبع كل نموذج من نسختين: أصل للحسابات وصورة للخزينة أو للطالب.
4. لا تقبل إذن صرف ينقصه توقيع، ولا إذنًا معتمدًا من شخص خارج حدود صلاحيته.
5. أرفق المستندات المؤيدة بالإذن واختمها «مدفوع» بعد الصرف.

مثال من الملف

مثال عملي: قسم الصيانة يحتاج 3,500 لإصلاح عاجل. يكتب رئيس القسم إذن صرف نقدية بالمبلغ والبيان ويرفق عرض السعر، فيراجعه المحاسب ويوجهه على حساب مصروفات الصيانة، ويعتمده المدير المالي لأنه في حدود صلاحيته، ثم يصرف أمين الخزينة المبلغ ويوقع المستلم.

وعندما يقترب رصيد العهدة النثرية من النفاد، يملأ أمين العهدة طلب الاستعاضة بالمصروفات وإيصالاتها، فيُراجع ويُعتمد ويُصرف له المجموع ليعود الرصيد إلى المبلغ الثابت.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• حدود الاعتماد يجب أن تكون مكتوبة في جدول الصلاحيات بدليل السياسات المالية.
• المبلغ كتابة يمنع تعديل الرقم؛ لا تتركه فارغًا.
• التالف من النماذج المرقمة يُلغى بكل نسخه ولا يُرمى.
• للمتابعة الإلكترونية استخدم مع النماذج سجل العهدة النثرية إكسيل.

قوالب وأدوات مرتبطة

• النماذج والسياسات واللوائح
• سجل العهدة النثرية إكسيل
• سند قبض وسند صرف إكسيل

الملف مجاني بصيغة وورد (docx) قابل للتعديل الكامل، ويعمل على مايكروسوفت وورد وجوجل دوكس وLibreOffice. ضع اسم شركتك وشعارك مكان ما بين القوسين [ ]، وعدّل النصوص بما يناسبك، واعرض اللوائح على مستشارك القانوني قبل اعتمادها.