سجل العهدة النثرية والمصروفات النثرية إكسيل

المصروفات النثرية صغيرة في قيمتها، لكنها كثيرة العدد وسهلة الضياع: مواصلات، ضيافة، ورق طباعة، إصلاح بسيط. وفي آخر الشهر يجد أمين العهدة نفسه يحاول تذكر أين ذهب الفرق. الحل نظام العهدة الثابتة وسجل منظم من اليوم الأول.

هذا القالب يسجل كل مصروف في سطر، ويحدّث الرصيد المتبقي بعد كل سطر، ويجمع المصروف لكل بند، ويحسب مبلغ الاستعاضة الذي تطلبه من الإدارة المالية، وينبهك حين ينخفض الرصيد.

ماذا يحتوي الملف

• بيانات العهدة: اسم الأمين، مبلغ العهدة الثابت، والفترة.
• سجل يتسع لثمانين حركة: التاريخ، رقم الإيصال، البيان، البند من قائمة منسدلة، المبلغ، ووجود مستند.
• رصيد متحرك بعد كل حركة، وترقيم تلقائي للحركات.
• ملخص بالبنود السبعة: مواصلات، ضيافة، أدوات مكتبية، صيانة، بريد وشحن، رسوم حكومية، وأخرى.
• إجمالي المصروف (مبلغ الاستعاضة)، الرصيد المتبقي ونسبته، المصروفات بدون مستند، وحالة العهدة.

كيف تستخدمه

1. اكتب اسم أمين العهدة ومبلغها الثابت (مثلًا 10,000) والفترة.
2. مع كل مصروف اكتب سطرًا جديدًا فورًا: التاريخ ورقم الإيصال والبيان، واختر البند من القائمة.
3. اختر «لا» في عمود المستند إذا لم يوجد إيصال، ليظهر المبلغ في خانة المصروفات بدون مستند.
4. عندما تظهر رسالة «اطلب الاستعاضة الآن» اطبع السجل وأرفق الإيصالات وسلمه للحسابات.
5. بعد الاستعاضة ابدأ نسخة جديدة من الملف للفترة التالية بنفس المبلغ الثابت.

مثال من الملف

في المثال العهدة 10,000، وسُجلت 12 حركة خلال أكتوبر بإجمالي 5,850، فالرصيد المتبقي 4,150 أي 41.5% من العهدة، والحالة «الرصيد كافٍ». أكبر بند كان الصيانة والإصلاحات بـ 1,680، ثم الضيافة بـ 1,470.

عند الاستعاضة يُسجل القيد: من مذكورين (حسابات المصروفات بحسب الملخص) إلى حـ/ البنك 5,850، فيعود الرصيد في يد الأمين إلى 10,000.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• في نظام العهدة الثابتة لا يتغير رصيد حساب العهدة في الدفاتر عند الاستعاضة؛ المصروفات هي التي تُسجل.
• حدد سقفًا للمصروف الواحد من العهدة (مثلًا 1,000)، وما فوقه يُصرف بشيك أو تحويل بإذن صرف عادي.
• المصروفات بدون مستند يجب أن تكون استثناءً بموافقة مكتوبة، وراقب الخانة الخاصة بها.
• اجرد العهدة فجأة من وقت لآخر: النقدية الموجودة + الإيصالات = مبلغ العهدة.

قوالب وأدوات مرتبطة

• قوالب المحاسبة والقيود
• سجل عهد وسلف الموظفين إكسيل
• قائمة إقفال آخر الشهر

الملف مجاني، مفتوح الصيغ، ويعمل على إكسيل 2010 وما بعده وعلى جوجل شيتس. الخلايا الصفراء للإدخال، وباقي الخلايا معادلات محمية بدون كلمة مرور حتى لا تُمسح بالخطأ، ويمكنك إلغاء الحماية من تبويب «مراجعة». وفي الملف ورقة «تعليمات» تشرح كل خطوة.