خطة القوى العاملة والوظائف الشاغرة إكسيل

قبل إعداد موازنة السنة يسأل المدير المالي مدير الموارد البشرية: كم موظفًا سيكون عندنا؟ وكم ستكلف الرواتب؟ الإجابة تحتاج خطة قوى عاملة: ما الوظائف المعتمدة في الهيكل، وما المشغول منها، ومتى سنعين في الشاغر.

هذا القالب يبني الخطة وظيفةً وظيفة. يحسب الشاغر في كل وظيفة، وتكلفة تعيينه بقدر الشهور الباقية من السنة، ويقارن التكلفة المتوقعة بالتكلفة المعتمدة لو امتلأ الهيكل كله من أول السنة. ثم يلخص كل إدارة بعددها ونسبة الشغور فيها.

ماذا يحتوي الملف

• نسبة تحميل المزايا والتأمينات فوق الراتب.
• جدول لأربعين وظيفة: الإدارة، المسمى، المعتمد، المشغول، الراتب المعتمد والفعلي، وشهر التعيين المخطط للشاغر.
• الشاغر لكل وظيفة، وتكلفة التعيينات الجديدة، والتكلفة السنوية المعتمدة والمتوقعة.
• ملخص الإدارات: المعتمد والمشغول ونسبة الشغور (بالأحمر إذا زادت عن 20%) والتكلفة.
• التكلفة المعتمدة للسنة، والوفر أو التجاوز.

كيف تستخدمه

1. عدّل أسماء الإدارات في الملخص، واكتب نسبة تحميل المزايا (التأمينات والتأمين الطبي والبدلات).
2. اكتب لكل وظيفة العدد المعتمد في الهيكل والعدد المشغول اليوم.
3. اكتب الراتب المعتمد للوظيفة ومتوسط الراتب الفعلي لشاغليها.
4. اكتب شهر التعيين المتوقع للشاغر بواقعية؛ التعيين يستغرق عادة شهرًا إلى ثلاثة.
5. راجع نسبة الشغور لكل إدارة، والفرق بين المعتمد والمتوقع.

مثال من الملف

في المثال 39 وظيفة معتمدة في أربع إدارات، المشغول منها 32، أي نسبة شغور 18%. الموارد البشرية نصفها شاغر، والمبيعات 22%، فتظهر النسبتان بالأحمر.

التكلفة المعتمدة لو امتلأ الهيكل من أول السنة 5.24 مليون، والمتوقعة مع التعيين التدريجي 5.06 مليون، أي وفر 171,500. محاسب واحد يُعين في مارس يكلف 125,000 عن عشرة أشهر شاملة المزايا.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• الوفر الناتج عن الشغور ليس مكسبًا دائمًا؛ قد يعني ضغطًا وإضافيًا على الموجودين. راجع كشف الإضافي.
• القالب لا يحسب الزيادات السنوية؛ إن كانت في منتصف السنة فعدّل الراتب الفعلي بالمتوسط.
• نسبة التحميل تقريبية؛ للحساب الدقيق ارجع إلى نسب التأمينات في بلدك.
• اربط الخطة بمتابعة التوظيف حتى يتحقق شهر التعيين المخطط فعلًا.

قوالب وأدوات مرتبطة

• قوالب الموارد البشرية والرواتب
• متابعة التوظيف والمرشحين
• حساب الأجر الإضافي الشهري

الملف مجاني، مفتوح الصيغ، ويعمل على إكسيل 2010 وما بعده وعلى جوجل شيتس. الخلايا الصفراء للإدخال، وباقي الخلايا معادلات محمية بدون كلمة مرور حتى لا تُمسح بالخطأ، ويمكنك إلغاء الحماية من تبويب «مراجعة». وفي الملف ورقة «تعليمات» تشرح كل خطوة.