متابعة التوظيف والمرشحين إكسيل

حين تفتح الشركة ثلاث وظائف في وقت واحد، تصل عشرات السير الذاتية من لينكدإن والمعارف ومواقع التوظيف. وبعد أسبوعين يضيع خيط المرشحين: من قابلناه؟ ومن ينتظر ردنا؟ ومن قدّم له العرض؟

هذا القالب سجل واحد لكل المرشحين. تحدّث مرحلة المرشح كلما تقدم، فيعطيك الملخص صورة لحظية عن خط التوظيف: كم مرشحًا في كل مرحلة، وأي مصدر يأتي بالمعيّنين فعلًا، وكم يومًا تستغرق الوظيفة حتى تُشغل.

ماذا يحتوي الملف

• سجل يتسع لمئة مرشح: الاسم، الوظيفة، المصدر، تاريخ التقديم، المرحلة، درجة المقابلة، الراتب المطلوب، تاريخ التعيين.
• قوائم منسدلة للمصدر (لينكدإن، مواقع التوظيف، ترشيح موظف، موقع الشركة، مكتب توظيف) والمرحلة (من «مستلم» حتى «تم التعيين» أو «مرفوض» أو «انسحب»).
• مدة التوظيف بالأيام لكل من عُيّن.
• عدد المرشحين في كل مرحلة.
• المرشحون والتعيينات لكل مصدر، وإجمالي المرشحين، ومتوسط مدة التوظيف، ونسبة التعيين.

كيف تستخدمه

1. سجّل كل سيرة ذاتية يوم وصولها، واختر المصدر.
2. بعد الفرز غيّر المرحلة، واكتب درجة المقابلة بعد كل مقابلة.
3. عند قبول العرض اختر «تم التعيين» واكتب تاريخ الالتحاق.
4. راجع الملخص أسبوعيًا مع المدير المسؤول عن الوظيفة.
5. في آخر السنة راجع المصادر: انفق ميزانية الإعلانات على المصدر الذي يأتي بمعيّنين، لا بعدد سير ذاتية أكبر.

مثال من الملف

في المثال ثمانية مرشحين لثلاث وظائف، عُيّن منهم ثلاثة. متوسط مدة التوظيف نحو 29 يومًا: المحاسب عُيّن بعد 27 يومًا من تقديمه.

اثنان من المعيّنين الثلاثة جاءا من ترشيحات الموظفين، وهي ملاحظة متكررة في كثير من الشركات: الترشيح الداخلي أقل تكلفة وأعلى نجاحًا.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• الملف يحتوي بيانات شخصية؛ احفظه في مكان محمي وحدد من يطّلع عليه.
• احذف بيانات المرفوضين بعد المدة التي تحددها سياستك، أو انقلها إلى قاعدة مرشحين للوظائف القادمة بموافقتهم.
• اكتب سبب الرفض في ملاحظة على الخلية إن احتجت إليه لاحقًا.
• بعد التعيين انقل بيانات الموظف إلى سجل بيانات الموظفين.

قوالب وأدوات مرتبطة

• قوالب الموارد البشرية والرواتب
• سجل بيانات الموظفين
• خطة القوى العاملة والوظائف الشاغرة

الملف مجاني، مفتوح الصيغ، ويعمل على إكسيل 2010 وما بعده وعلى جوجل شيتس. الخلايا الصفراء للإدخال، وباقي الخلايا معادلات محمية بدون كلمة مرور حتى لا تُمسح بالخطأ، ويمكنك إلغاء الحماية من تبويب «مراجعة». وفي الملف ورقة «تعليمات» تشرح كل خطوة.