سجل بيانات الموظفين إكسيل مع تنبيه انتهاء العقود

كل قسم شؤون موظفين يبدأ بسؤال بسيط: أين بيانات الموظفين؟ وغالبًا تكون موزعة بين ملفات ورقية وكشف مرتبات ورسائل. والنتيجة أن عقدًا ينتهي ولا يلاحظ أحد، أو يُسأل المدير عن عدد موظفي إدارة فلا يجد رقمًا دقيقًا.

هذا السجل يجمع البيانات الأساسية لكل موظف في سطر واحد، ويحسب منها تلقائيًا مدة الخدمة والعمر والأيام الباقية على انتهاء العقد، ويلوّن العقود القريبة من الانتهاء. وبجانبه ملخص بعدد الموظفين ورواتبهم في كل إدارة.

ماذا يحتوي الملف

• تاريخ التقرير (يساوي تاريخ اليوم تلقائيًا) وعدد أيام التنبيه قبل انتهاء العقد.
• سجل لـ 150 موظفًا: الكود، الاسم، الإدارة، الوظيفة، تاريخ التعيين، تاريخ الميلاد، الراتب، نوع العقد، نهاية العقد، الحالة.
• مدة الخدمة بالسنوات والشهور، والعمر، والأيام الباقية على العقد.
• تلوين العقود التي تنتهي خلال فترة التنبيه.
• ملخص بالإدارات (العدد والرواتب)، وإجمالي الموظفين الحاليين والرواتب، وعدد العقود القريبة من الانتهاء، ومتوسط العمر.

كيف تستخدمه

1. عدّل أسماء الإدارات في جدول الملخص لتناسب شركتك.
2. سجّل كل موظف في سطر، واختر الإدارة ونوع العقد والحالة من القوائم.
3. اكتب تاريخ نهاية العقد للعقود محددة المدة فقط.
4. افتح الملف أول كل شهر وراجع الخلايا الحمراء: عقود تحتاج قرار تجديد أو إنهاء.
5. عند ترك موظف للعمل غيّر حالته إلى «منتهي» بدل حذفه.

مثال من الملف

في المثال سبعة موظفين، منهم واحد منتهٍ، فيبقى ستة حاليين برواتب 63,500 شهريًا. عقدان محددا المدة ينتهيان خلال الستين يومًا القادمة: أمين المخزن بعد 40 يومًا وفني الإنتاج بعد 15 يومًا، فيظهران بالأحمر.

مدة الخدمة والعمر يتغيران وحدهما كل يوم لأن تاريخ التقرير هو تاريخ اليوم. اكتب تاريخًا ثابتًا في الخانة إن أردت لقطة لموقف يوم معين، كآخر السنة المالية.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• الملف يحتوي بيانات شخصية؛ احمه بكلمة مرور عند الحفظ (ملف ← معلومات ← حماية المصنف) وحدد من يطّلع عليه.
• البيانات في الملف أمثلة وهمية؛ امسحها قبل الاستخدام.
• لا تكتب أرقام الهوية أو الحسابات البنكية إن لم تكن تحتاجها في هذا الملف.
• لحساب مستحقات نهاية الخدمة من تاريخ التعيين استخدم حاسبة مكافأة نهاية الخدمة.

قوالب وأدوات مرتبطة

• قوالب الموارد البشرية والرواتب
• حاسبة مكافأة نهاية الخدمة
• سجل إجازات الموظفين إكسيل

الملف مجاني، مفتوح الصيغ، ويعمل على إكسيل 2010 وما بعده وعلى جوجل شيتس. الخلايا الصفراء للإدخال، وباقي الخلايا معادلات محمية بدون كلمة مرور حتى لا تُمسح بالخطأ، ويمكنك إلغاء الحماية من تبويب «مراجعة». وفي الملف ورقة «تعليمات» تشرح كل خطوة.