تقرير مصروفات الموظف وبدل الانتقال إكسيل

المندوب أو المهندس الذي يسافر لزيارة العملاء يصرف من جيبه أو من سلفة: تاكسي، فندق، وجبات، غداء عمل مع عميل. وفي آخر الشهر يأتي بكيس إيصالات ويطلب حقه. نموذج تقرير المصروفات ينظم هذه العملية ويحمي الطرفين.

القالب يسجل كل مصروف بتاريخه ونوعه ووجود إيصال، ويحسب بدل استخدام السيارة الخاصة بالكيلومتر، ثم يطرح السلفة المستلمة ليخبرك هل الشركة مدينة للموظف أم الموظف مدين للشركة. وفي أسفله أماكن التوقيع للموظف والمدير والحسابات.

ماذا يحتوي الملف

• بيانات الموظف والإدارة والفترة، والسلفة المستلمة، وسعر الكيلومتر.
• سجل يتسع لثلاثين مصروفًا: التاريخ، البيان، النوع من قائمة، المبلغ، ووجود إيصال.
• جدول المشاوير بالسيارة الخاصة بالكيلومترات، وإجماليها والبدل المستحق.
• ملخص المصروفات بالنوع: انتقالات، إقامة، وجبات، ضيافة عملاء، اتصالات، أخرى.
• إجمالي المطالبة، وصافي المستحق بعد السلفة، والمصروفات بدون إيصال، وخانات التوقيع.

كيف تستخدمه

1. اكتب بياناتك والفترة وقيمة السلفة المستلمة (صفر إن لم تستلم).
2. سجّل كل مصروف يوم صرفه، واختر نوعه، وحدد هل معك إيصال.
3. سجّل مشاويرك بالسيارة الخاصة بالكيلومترات من عداد السيارة.
4. اكتب سعر الكيلومتر المعتمد في لائحة شركتك.
5. اطبع التقرير وأرفق الإيصالات مرتبة بالترتيب نفسه، ووقّع وسلّمه لمديرك.

مثال من الملف

في المثال صرف الموظف 3,260 في سبع حركات أكبرها فندق 1,400 وغداء عمل 850، وقطع بسيارته 235 كيلومترًا بسعر 3 أي بدل 705. إجمالي المطالبة 3,965.

كان قد استلم سلفة 3,000، فيبقى له 965 تُصرف له بعد الاعتماد. ومن المصروفات وجبة بـ 150 بلا إيصال، تظهر منفصلة لتقرر الإدارة اعتمادها.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• التزم بسقف كل بند في لائحة الشركة (مثلًا حد أقصى لليلة الفندق أو للوجبة)، والزيادة تحتاج موافقة.
• إذا كانت السلفة أكبر من المصروفات يظهر الصافي بالسالب، أي يجب رد الفرق نقدًا أو خصمه.
• في الحسابات: من حـ/ المصروفات (بحسب الملخص) إلى حـ/ سلفة الموظف، والفرق إلى حـ/ النقدية.
• بدل الانتقال بالكيلومتر قد يخضع للضريبة في بعض البلاد إذا زاد عن حد معين؛ راجع القواعد المحلية.

قوالب وأدوات مرتبطة

• قوالب الموارد البشرية والرواتب
• سجل عهد وسلف الموظفين إكسيل
• سجل العهدة النثرية إكسيل

الملف مجاني، مفتوح الصيغ، ويعمل على إكسيل 2010 وما بعده وعلى جوجل شيتس. الخلايا الصفراء للإدخال، وباقي الخلايا معادلات محمية بدون كلمة مرور حتى لا تُمسح بالخطأ، ويمكنك إلغاء الحماية من تبويب «مراجعة». وفي الملف ورقة «تعليمات» تشرح كل خطوة.