دليل السياسات والإجراءات المالية للشركات (نموذج وورد)

كل شركة تكبر عن حجم صاحبها الواحد تحتاج إلى قواعد مكتوبة: من يعتمد الصرف؟ وبأي حد؟ متى تُجرد الخزينة؟ ومتى تُسدد فاتورة المورد؟ بدون هذه القواعد تعتمد الشركة على ذاكرة الأشخاص وحسن نيتهم، ويطلب المراجع الخارجي الدليل في أول زيارة.

هذا النموذج دليل سياسات وإجراءات مالية كامل بلغة عربية واضحة، مرتب في اثني عشر بابًا، ومكتوب ليناسب شركة صغيرة أو متوسطة. تضع اسم شركتك مكان [اسم الشركة]، وتحدد الحدود والمبالغ، وتحذف ما لا يناسبك، فيصبح جاهزًا للاعتماد.

ماذا يحتوي الملف

• مقدمة ونطاق التطبيق والمبادئ العامة، وأهمها الفصل بين المهام.
• جدول الصلاحيات المالية: المصروفات، أوامر الشراء، الأصول، إعدام الديون، وتوقيع الشيكات، لأربعة مستويات إدارية.
• النقدية والبنوك: سقف الخزينة، سندات القبض، الجرد المفاجئ، العهد النثرية، الحسابات البنكية والتسويات.
• المشتريات والموردون بست خطوات حتى المطابقة الثلاثية، والمبيعات وحدود الائتمان وأعمار الديون.
• المخزون، والأصول الثابتة وحد الرسملة، والرواتب، والإقفال الشهري والتقارير، والموازنة، وحفظ المستندات، وصفحة الاعتماد.

كيف تستخدمه

1. افتح الملف في وورد وابحث عن «[» لتجد كل الخانات التي تحتاج بيانات شركتك.
2. حدد مبالغ جدول الصلاحيات بقرار من الإدارة بحسب حجم الشركة.
3. احذف الأبواب التي لا تنطبق (مثل المخزون لشركة خدمات) وأضف ما تحتاجه.
4. اعرض الدليل على المراجع الخارجي أو الداخلي قبل الاعتماد.
5. وقّع صفحة الاعتماد، ووزع الدليل على المحاسبين ورؤساء الإدارات، وراجعه سنويًا.

مثال من الملف

في باب المشتريات مثلًا يشترط الدليل ثلاثة عروض أسعار لكل شراء يزيد على 10,000، وأمر شراء مرقمًا قبل التعاقد، وإذن استلام من المخزن، ثم لا تُسدد الفاتورة إلا بعد مطابقة الثلاثة: أمر الشراء وإذن الاستلام والفاتورة.

وفي باب الخزينة يحدد سقفًا للنقدية قدره 20,000 يودع الزائد عنه يوميًا، وجردًا مفاجئًا شهريًا بمحضر موقع، ويمنع الصرف من المقبوضات مباشرة. هذه القواعد البسيطة تغلق أشهر أبواب الخطأ والاختلاس.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• النموذج استرشادي؛ عدّله بما يتفق مع القوانين والمعايير المطبقة في بلدك، ومع عقد تأسيس الشركة.
• الدليل لا يفيد إن لم يُطبق: اربطه بالنماذج الفعلية (أذون الصرف، أوامر الشراء) وبالبرنامج المحاسبي.
• الفصل بين المهام صعب في الشركة الصغيرة جدًا؛ عوّضه بمراجعة دورية من صاحب الشركة أو محاسب خارجي.
• احتفظ بسجل للتعديلات على الدليل بتاريخ كل تعديل ومن اعتمده.

قوالب وأدوات مرتبطة

• النماذج والسياسات واللوائح
• الدورة المستندية للعمليات المالية
• نماذج الصرف
• قائمة إقفال آخر الشهر

الملف مجاني بصيغة وورد (docx) قابل للتعديل الكامل، ويعمل على مايكروسوفت وورد وجوجل دوكس وLibreOffice. ضع اسم شركتك وشعارك مكان ما بين القوسين [ ]، وعدّل النصوص بما يناسبك، واعرض اللوائح على مستشارك القانوني قبل اعتمادها.