نماذج شؤون الموظفين: طلب إجازة وإذن خروج ومأمورية وسلفة وإخلاء طرف (وورد)

قسم شؤون الموظفين يتعامل كل يوم مع نفس الطلبات: إجازة، إذن خروج، مأمورية، سلفة، ثم إخلاء طرف عند ترك العمل. وحين تُطلب هذه الأشياء شفهيًا أو برسائل متفرقة يضيع أثرها، ويحدث الخلاف عند حساب الرصيد أو المستحقات.

هذا الملف يضم خمسة نماذج موحدة للطباعة، كل نموذج فيه البيانات اللازمة فقط والتوقيعات المطلوبة، وبعضها يحتوي جدولًا صغيرًا للرصيد أو العهد.

ماذا يحتوي الملف

• طلب إجازة: نوع الإجازة والمدة والقائم بالعمل، وجدول رصيد الإجازة قبل الطلب وبعده.
• إذن خروج أو تأخير: التاريخ والوقت من وإلى والسبب، مع توقيع الأمن أو الاستقبال.
• تكليف بمأمورية عمل: الجهة والغرض والمدة ووسيلة الانتقال والسلفة المطلوبة.
• طلب سلفة: المبلغ والسبب وعدد الأقساط وقيمة القسط وبداية الخصم، والسلف القائمة.
• إخلاء طرف: ست جهات (الإدارة، تقنية المعلومات، المخازن، الحسابات، الموارد البشرية، الأمن) لكل منها خانة للملاحظات والتوقيع.

كيف تستخدمه

1. ضع اسم الشركة وشعارها في رأس كل نموذج.
2. اطبع كمية من كل نموذج أو احفظه نموذجًا إلكترونيًا يُملأ ويُوقع.
3. اطلب أن يمر كل نموذج على المدير المباشر قبل الموارد البشرية.
4. سجّل كل نموذج معتمد في السجل المناسب (سجل الإجازات، سجل السلف) ثم احفظه في ملف الموظف.
5. لا تصرف مستحقات نهاية الخدمة قبل اكتمال توقيعات إخلاء الطرف.

مثال من الملف

مثال طلب السلفة: موظف راتبه الأساسي 8,000 يطلب سلفة 6,000 على ستة أقساط. يكتب في النموذج قيمة القسط 1,000 وبداية الخصم الشهر القادم، وتكتب الموارد البشرية أنه لا توجد سلف قائمة عليه، ثم يعتمدها المدير المالي لأن القسط في حدود النسبة المسموح بها من الأجر.

وفي إخلاء الطرف تتأكد تقنية المعلومات من استلام الجهاز وإيقاف البريد، والمخازن من العهد، والحسابات من تسوية السلف والعهد النقدية، قبل حساب المستحقات النهائية.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• النماذج عامة؛ عدّل البيانات المطلوبة بما يتفق مع لائحة شركتك.
• قانون العمل في كثير من الدول يحدد نسبة قصوى لما يُخصم من الأجر شهريًا للسلف؛ التزم بها.
• يمكن تحويل النماذج إلى نماذج إلكترونية (مثل Microsoft Forms) مع إبقاء النسخة المطبوعة للتوقيع.
• لتتبع الأرصدة استخدم سجل إجازات الموظفين وسجل عهد وسلف الموظفين إكسيل.

قوالب وأدوات مرتبطة

• النماذج والسياسات واللوائح
• سجل إجازات الموظفين إكسيل
• سجل عهد وسلف الموظفين إكسيل
• نموذج لائحة شؤون العاملين

الملف مجاني بصيغة وورد (docx) قابل للتعديل الكامل، ويعمل على مايكروسوفت وورد وجوجل دوكس وLibreOffice. ضع اسم شركتك وشعارك مكان ما بين القوسين [ ]، وعدّل النصوص بما يناسبك، واعرض اللوائح على مستشارك القانوني قبل اعتمادها.