نموذج أمر شراء إكسيل Purchase Order

أمر الشراء هو أول مستند في دورة المشتريات، وعليه يُبنى كل ما بعده: المورد يورد بموجبه، والمخزن يستلم على أساسه، والحسابات لا تصرف إلا إذا طابقت الفاتورة الأمر وإذن الاستلام. لذلك يجب أن يكون واضحًا: ماذا طلبنا، وبكم، ومتى، وبأي شروط.

هذا النموذج يجمع كل ذلك في صفحة واحدة جاهزة للطباعة أو الحفظ PDF، ويحسب قيمة كل سطر بعد الخصم، ثم الإجمالي والضريبة والشحن والمبلغ المستحق.

ماذا يحتوي الملف

• بيانات شركتك: الاسم والعنوان والرقم الضريبي والإدارة الطالبة.
• رقم أمر الشراء وتاريخه وتاريخ التسليم المطلوب وشروط الدفع.
• بيانات المورد ومكان التسليم.
• جدول لخمسة عشر صنفًا: الكود والوصف والوحدة والكمية وسعر الوحدة ونسبة الخصم والقيمة.
• الإجمالي قبل الضريبة، وضريبة القيمة المضافة بنسبة تكتبها، والشحن، والإجمالي المستحق، وخانات الاعتماد.

كيف تستخدمه

1. اكتب بيانات شركتك مرة واحدة واحفظ الملف نسخة أساسية.
2. لكل أمر جديد اكتب الرقم والتاريخ وبيانات المورد وشروط الدفع المتفق عليها.
3. اكتب الأصناف بالكمية وسعر الوحدة والخصم كما في عرض السعر المعتمد.
4. اكتب نسبة الضريبة في بلدك ومصروفات الشحن إن كانت عليك.
5. اعتمد الأمر من المسؤولين، ثم احفظه باسم رقم الأمر وأرسله للمورد.

مثال من الملف

في المثال أمر شراء لأربعة أصناف مكتبية: 20 كرتونة ورق بسعر 450 وخصم 5% قيمتها 8,550، وحبر بقيمة 11,100، وأربعة كراسي بسعر 3,200 وخصم 10% قيمتها 11,520، وملفات بقيمة 1,800.

الإجمالي قبل الضريبة 32,970، وضريبة القيمة المضافة 14% تساوي 4,615.80، ومع شحن 500 يصبح الإجمالي المستحق 38,085.80.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• قارن أكثر من عرض سعر قبل إصدار الأمر، ووثّق سبب اختيار المورد.
• الخصم في النموذج على مستوى السطر. إذا كان الخصم على إجمالي الفاتورة فوزّعه على الأصناف أو اطرحه من الإجمالي.
• لا تصرف قيمة الفاتورة إلا بعد مطابقتها مع أمر الشراء وإذن الاستلام من المخزن (المطابقة الثلاثية).
• رقّم أوامر الشراء بتسلسل لا يتكرر، واحتفظ بسجل لها.

قوالب وأدوات مرتبطة

• قوالب المبيعات والمشتريات
• مقارنة عروض أسعار الموردين
• بطاقة تقييم الموردين
• كشف حركة المخزون إكسيل

الملف مجاني، مفتوح الصيغ، ويعمل على إكسيل 2010 وما بعده وعلى جوجل شيتس. الخلايا الصفراء للإدخال، وباقي الخلايا معادلات محمية بدون كلمة مرور حتى لا تُمسح بالخطأ، ويمكنك إلغاء الحماية من تبويب «مراجعة». وفي الملف ورقة «تعليمات» تشرح كل خطوة.