نماذج المشتريات: طلب شراء ومقارنة عروض أسعار وأمر شراء ومحضر استلام (وورد)

أغلب مشاكل المشتريات تبدأ بشراء بلا طلب مكتوب، أو مورد اختير دون مقارنة، أو بضاعة دخلت المخزن دون فحص، ثم فاتورة تُدفع ولا أحد متأكد مما استُلم فعلًا. النماذج الأربعة في هذا الملف تغلق هذه الأبواب بالترتيب.

طلب الشراء يثبت الحاجة، ومقارنة العروض تثبت أن السعر عادل، وأمر الشراء يحدد الالتزام، ومحضر الاستلام يثبت ما دخل فعلًا. وبالثلاثة الأخيرة مع الفاتورة تتم المطابقة الثلاثية قبل السداد.

ماذا يحتوي الملف

• طلب شراء: الإدارة، تاريخ الاحتياج، الغرض، وجدول للأصناف بالمواصفات والكميات والتكلفة التقديرية.
• مقارنة عروض الأسعار لثلاثة موردين: السعر، الضريبة، مدة التوريد، شروط السداد، الضمان، المطابقة للمواصفات، والتقييم النهائي وسبب الاختيار.
• أمر شراء: بيانات المورد ومكان وموعد التسليم وشروط السداد، وجدول الأصناف والإجماليات.
• محضر استلام وفحص: الكميات المطلوبة والمستلمة والمقبولة والمرفوضة وسبب الرفض.
• خانات توقيع مناسبة لكل نموذج.

كيف تستخدمه

1. ضع اسم الشركة وشعارها في رأس كل نموذج، ورقّم أوامر الشراء مسبقًا.
2. اطلب من الإدارة الطالبة ملء طلب الشراء واعتماده من رئيسها.
3. للمبالغ التي تحددها سياستك اطلب ثلاثة عروض واملأ المقارنة.
4. أصدر أمر الشراء واطلب من المورد ذكر رقمه على الفاتورة.
5. عند الوصول يملأ أمين المخزن والفاحص محضر الاستلام، ثم تُرسل نسخة للحسابات للمطابقة.

مثال من الملف

مثال: إدارة الإنتاج تطلب 200 كرتونة تغليف. تجمع المشتريات ثلاثة عروض: الأرخص سعرًا يورد بعد ثلاثة أسابيع، والثاني أغلى 4% ويورد خلال أسبوع. تُكتب المقارنة ويُختار الثاني مع تبرير مدة التوريد، فيُعتمد أمر الشراء.

عند الاستلام يُقبل 190 كرتونة ويُرفض 10 لعيب في الطباعة، فتُطابق الحسابات الفاتورة مع المحضر وتسدد قيمة 190 فقط.

ملاحظات مهمة قبل الاعتماد على النتيجة

• حد المبلغ الذي يستلزم ثلاثة عروض تحدده سياسة الشركة في دليل السياسات المالية.
• لا تسمح للمورد بالتسليم دون أمر شراء، ولا تقبل زيادة في السعر أو الكمية دون أمر معدل.
• الفاحص يُفضل أن يكون من الإدارة الطالبة أو الجودة، لا من المشتريات.
• لمتابعة الأصناف بعد الاستلام استخدم كشف حركة المخزون إكسيل.

قوالب وأدوات مرتبطة

• النماذج والسياسات واللوائح
• الدورة المستندية للعمليات المالية
• كشف حركة المخزون إكسيل

الملف مجاني بصيغة وورد (docx) قابل للتعديل الكامل، ويعمل على مايكروسوفت وورد وجوجل دوكس وLibreOffice. ضع اسم شركتك وشعارك مكان ما بين القوسين [ ]، وعدّل النصوص بما يناسبك، واعرض اللوائح على مستشارك القانوني قبل اعتمادها.