كيف تستخدم الذكاء الاصطناعي في مراجعة دفتر اليومية وكشف الحساب دون أن تعرّض بياناتك

في المراجعة التقليدية يختار المراجع عينة من القيود ويفحصها يدويًا. أما اليوم فيمكن فحص كل قيود السنة بأدوات تحليل البيانات والذكاء الاصطناعي، وتحديد القيود غير المعتادة لفحصها بعناية. وهذا يرفع فرص اكتشاف الأخطاء والغش، ويوجه وقت المراجع لما يستحق.

قواعد شائعة لاكتشاف القيود غير المعتادة

• التوقيت: قيود مسجلة في عطلات نهاية الأسبوع، أو بعد منتصف الليل، أو في آخر يوم من الفترة.
• المستخدم: قيود سجلها مستخدم لا يسجل عادة هذا النوع، أو مدير كبير.
• المبالغ: أرقام مستديرة كبيرة، أو مبالغ أقل قليلًا من حد الاعتماد.
• الحسابات: تركيبات حسابات نادرة، كقيد مباشر بين الإيرادات والنقدية دون العملاء.
• التكرار: فواتير بالرقم نفسه أو المبلغ والمورد والتاريخ نفسه.
• الوصف: قيود بلا شرح، أو بكلمات مثل «تسوية» أو «تصحيح» دون مستند.
• قانون بنفورد: في كثير من البيانات المالية الطبيعية يكون الرقم 1 هو أول رقم في نحو 30.1% من المبالغ، والرقم 9 في نحو 4.6% فقط؛ والانحراف الكبير عن هذا التوزيع يستحق الفحص.

أين يضيف الذكاء الاصطناعي؟

• تعلم النمط المعتاد لكل حساب ومستخدم، واكتشاف ما يخرج عنه دون قواعد مكتوبة مسبقًا.
• قراءة أوصاف القيود والمستندات المرفقة ومقارنتها بالقيد.
• مطابقة كشوف البنك مع الدفاتر واقتراح التسويات.
• تلخيص نتائج الفحص في تقرير أولي يراجعه المراجع.

مثال محسوب

مراجع داخلي فحص 10,000 قيد يومية في السنة بأداة تحليل:

• نسبة القيود المحددة = 120 ÷ 10,000 = 1.2% فقط من الدفتر
• بعد الفحص اليدوي: 6 أخطاء حقيقية بقيمة إجمالية 85,000 جنيه، منها فاتورتا مورد مكررتان بـ 48,000 جنيه
• معدل الاكتشاف = 6 ÷ 120 = 5% من المحدد، مقابل جهد فحص 120 قيدًا بدلًا من آلاف

والقيود الـ 114 الأخرى كانت لها مبررات مقبولة، وهذا طبيعي؛ فالأداة تحدد ما يحتاج نظرًا، لا ما هو خطأ بالضرورة.

ضوابط الاستخدام

• التأكد من اكتمال البيانات المستخرجة بمطابقة مجاميعها مع ميزان المراجعة.
• توثيق القواعد والإعدادات لإمكان إعادة الفحص.
• عدم الاعتماد على الأداة في الحكم النهائي، كما في أخطاء الذكاء الاصطناعي في المحاسبة.

وللسياق الأوسع راجع الغش المالي والرقابة الداخلية وخطوات إجراء التدقيق الداخلي.

الأسئلة الشائعة

هل تغني هذه الأدوات عن العينات؟

لا تلغيها تمامًا، لكنها توجهها نحو البنود الأعلى خطرًا وتكمل الفحص.

هل تحتاج المنشآت الصغيرة لهذه الأدوات؟

يمكن تطبيق كثير من القواعد بإكسيل، كفرز القيود حسب اليوم أو البحث عن التكرار.